Notificaciones por Email en PMPeople

PMPeople significa «Personas Colaborando en Gestión de Proyectos». La retroalimentación es clave para que las personas colaboren profesionalmente en la economía de proyectos. PMPeople implementa la retroalimentación entre las personas que colaboran en la gestión del proyecto por varias vías:

• Las personas pueden enviar comentarios y solicitudes de cambios.
• Las personas pueden enviar retroalimentación sobre el desempeño de personas y proyectos.
• Las personas pueden recibir notificaciones por email.

Veamos cómo permite PMPeople configurar notificaciones por email, para que se envíen emails automáticamente cuando suceden determinados eventos relacionados con la gestión de los proyectos, cuando ocurren cambios en una asignación, o bien cuando se aproxima la fecha de vencimiento de ciertas tareas.

Configurar Notificaciones por Business Unit

El rol Functional Manager (FM) y también el rol oficina de proyecto (PMO), pueden configurar las notificaciones automáticas por email en la opción BU DATA > Notifications Scheme.

Si se marca la casilla correspondiente, ciertas personas, según su rol, recibirán un correo electrónico cuando suceda algún evento en los proyectos que pertenezcan a dicha unidad de negocio:

1. Project creation: Se notifica al FM cuando crea un proyecto en esta BU.
2. Project deletion: Cuando se borra un proyecto, se notifica al FM y a los PMO.
3. Project inclusion: Cuando un proyecto cambia de unidad de negocio, programa o portafolio al que pertenece, se notifica a los roles FM, PgM o PgM, respectivamente.
4. Change of project state: Cuando cambia el estado de un proyecto (inicio, planificación, ejecución, cierre, archivo), se notifica a los roles: SH, RQ, SP, FM, PfM y PgM.
5. Change of project phase: Cuando un proyecto cambia de fase, se notifica a los roles: SH, RQ, SP, FM, PfM y PgM.
6. Change of project status date: Cuando en un proyecto se cambia la fecha de estado publicada, se notifica a los roles: SH, RQ y SP.
7. Main milestone met: Cuando un proyecto alcanza un hito principal (asociado al work package#0), es decir, se actualiza la fecha real, se notifica a los roles: SH, RQ y SP.
8. Status report publication: Cuando se crea un informe de seguimiento, se notifica a los roles: SH, RQ y SP.
9. Status report blockchain publication: Cuando se publica un informe de seguimiento en Blockchain, se notifica a los roles: SH, RQ, SP, FM, PMO, PMOS, PfM, PgM y PM.
10. Time sheet approval: Cuando se aprueban horas imputadas en un proyecto, de un día o de una semana, se le notifica al TM que ha imputado las horas.
11. Expenses approval: Cuando se aprueban gastos cargados a un proyecto, de un día o de una semana, se le notifica al TM que ha imputado los gastos.
12. Time sheet rejection: Cuando se rechazan las horas imputadas en un proyecto, de un día o de una semana, se le notifica al TM que ha imputado las horas.
13. Expenses rejection: Cuando se rechazan gastos cargados a un proyecto, de un día o de una semana, se le notifica al TM que ha imputado los gastos.
14. Task assignation: Cuando se asigna una tarea a un TM, se notifica a dicho TM.
15. Task completion: Cuando se completa una tarea, se notifica a los roles PMOS y PM.
16. TM assignation: Cuando se asigna un paquete de trabajo a un TM, se notifica a dicho TM y a su RM.
17. TM removal: Cuando se desasigna a un TM de un paquete de trabajo, se notifica a dicho TM y a su RM.
18. SH assignation: Cuando se asigna a un SH a un proyecto, se notifica a dicho SH, a los PMOS y al PM.
19. SH removal: Cuando se desasigna a un SH de un proyecto, se notifica a dicho SH, a los PMOS y al PM.
20. PM assignation: Cuando se asigna a un PM a un proyecto, se notifica a los roles RQ, SP, PMOS, PfM, y PgM.
21. PM removal: Cuando se desasigna a un PM de un proyecto, se notifica a dicho PM.
22. PMOS assignation: Cuando se asigna a un PMOS a un proyecto, se notifica a los roles PMOS y PM.
23. PMOS removal: Cuando se desasigna un PMOS de un proyecto, se notifica a los roles PMOS y PM.
24. SP assignation: Cuando se asigna a un SP a un proyecto, se notifica a dicho SP.
25. SP removal: Cuando se desasigna a un SP de un proyecto, se notifica a dicho SP.
26. RQ assignation: Cuando se asigna a un RQ a un proyecto, se notifica a dicho RQ.
27. RQ removal: Cuando se desasigna a un RQ de un proyecto, se notifica a dicho RQ.

Notificar por email cambios sobre asignaciones

El project manager, o un rol gestor equivalente (PMOS, PMO, PfM, PgM), puede notificar por email cambios sobre una asignación en la opción CONTROL > Control Resources > Team Members, o bien en la opción CONTROL > Control Resources > Assignments:

Al pulsar el botón [Notify] se envía un email al miembro del equipo con la información que aparece en pantalla.

Configurar recordatorios por email sobre tareas

El project manager, o un rol gestor equivalente (PMOS, PMO, PfM, PgM), puede configurar recordatorios automáticos por email sobre cualquier tarea, en la opción PLAN > Plan Tasks:

De esta manera, los miembros del equipo asignados recibirán un email automático un día antes de la fecha límite, en la fecha límite, y/o un día después de la fecha límite.

PMPeople se diseñó para unificar la gestión profesional los proyectos de las organizaciones, destacándose por los siguientes puntos:

• Diseñada por y para project managers profesionales, siguiendo los estándares de gestión de proyectos profesional.
• Productividad en línea (menos reuniones, menos documentos, menos flujos) por colaboración distribuida entre 12 roles especializados: Dueño de la Organización; 6 roles para la gestión de la demanda y 5 roles para la gestión del suministro.
• Aplicación freemium (uso gratuito por tiempo ilimitado, pago por uso, solo pagan los gestores) con usabilidad equivalente por web y por la aplicación móvil.

Comience a usar PMPeople gratis, sin límite de tiempo, sin límite de usuarios. En las organizaciones premium solo pagan los gestores, 20 euros al mes. Algunos roles (interesados, team members, patrocinadores y gestores de recursos) son siempre gratis. Podrá añadir o reducir usuarios premium según las necesidades reales de su organización. En todo momento, tendrá acceso a nuestro soporte interactivo por Slack. Nuestros servidores se encuentran dentro de la UE. Si lo prefiere, el software puede quedar alojado en sus instalaciones.