PMPeople: la herramienta para practicar la Guía del PMBOK®

Al día siguiente de conseguir su certificado PMP^®, muchos project managers profesionales experimentan la siguiente disonancia cognitiva:

• Por un lado quieren seguir los procesos de la Guía del PMBOK^® en cada proyecto.
• Por otro lado piensan que el estándar no les aplica en su caso, pues con las urgencias del día a día no les queda tiempo para producir tantos planes subsidiarios, documentos de proyecto, informes de seguimiento, diagramas Gantt, curvas de coste, solicitudes de cambios, etc.

Esta disonancia suele resolverse con “autoengaños” del tipo:

• “PMBOK^® es más adecuado para otro tipo de proyectos, jefes, organizaciones más grandes, otros sectores, culturas, países, etc.”
• “Yo necesito agilidad, PMBOK^® es para proyectos predictivos y burocráticos.”
• “Lástima que después de tanto sacrificio y esfuerzo para aprobar el PMP^® no puedan valorar en mi organización todo lo que he aprendido.”

¿Por qué pensamos que la Guía del PMBOK^® no aplica al proyecto que estamos gestionando? PMI^® nos dice que PMBOK^® es un marco, no una metodología. PMBOK^® no es prescriptivo: no estamos obligados a usar todos los procesos, documentos, entradas, salidas, técnicas y herramientas. Por el contrario, es un compendio de conocimiento bien estructurado e interconectado, para saber qué podemos hacer cuando haga falta. Tenemos libertad para aplicar o no las prácticas, adaptándolas a las necesidades del área de dominio de la organización ejecutora. PMBOK^® dice qué hay que hacer, cuando sea necesario hacerlo. Nuestro criterio profesional debe guiarnos para decidir cómo hacerlo.

El primer mérito de la guía es que nos permite compartir un lenguaje estandarizado para gestionar proyectos. No tenemos que «reinventar la rueda». Todo lo que necesita saber un project manager ya está inventado.

Si mañana tengo que producir, por ejemplo, una primera versión del registro de riesgos, no tengo que inventar las técnicas o herramientas. Puedo consultar la guía, sección 11.2, donde se describe el proceso «Identificar los riesgos».

En las secciones 11.2.1 y 11.2.3 se describen las entradas y las salidas de este proceso, respectivamente. El registro de riesgos es una salida. Me interesa la sección 11.2.2, donde se detallan las técnicas y herramientas más usadas por los project managers profesionales: juicio de expertos, recolección de datos, análisis de datos, habilidades interpersonales y de equipo, listas de avisos y reuniones.

La edición actual de la guía puede representarse como un conjunto de 49 procesos distribuidos en 5 grupos de procesos y 10 áreas de conocimiento:

Las 10 áreas de conocimiento de la dirección de proyectos se explican en los capítulos que van del 4 al 13 de la guía:

Según los objetivos de gestión, los 49 procesos pueden avanzar, normalmente de forma secuencial, en 5 grupos de procesos, si bien pueden solaparse. Primero los proyectos se inician, después se planifican, a continuación se ejecutan y controlan, y finalmente, cuando los entregables han sido aceptados, se procede a su cierre formal:

La guía describe ciertos documentos típicos recomendables en la gestión de proyectos. No es obligatorio usarlos, pero en caso de hacerlo, se recomienda usar esta nomenclatura:

Adicionalmente, la guía describe más de 100 técnicas y herramientas, advirtiendo que pueden usarse muchas otras, especialmente en proyectos ágiles.

En la guía aparecen agrupadas en técnicas y herramientas de recopilación de datos (9), toma de decisiones (2), habilidades de comunicación (2), análisis de datos (27):

Representación de datos (15), habilidades interpersonales y de equipo (17):

Por último, se describen 59 técnicas y herramientas no agrupadas:

La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos del PMI, o Guía del PMBOK^®, es aplicable a la gestión profesional de cualquier tipo de proyecto, no solo de proyectos predictivos, que deben usar un ciclo de vida en cascada. Los métodos que se aplican en proyectos ágiles son diferentes, pero también hay que conseguir que terminen dentro del plazo previsto, sin exceder el presupuesto asignado, cumpliendo los objetivos de gestión. Los proyectos ágiles usan ciclos de vida iterativos e incrementales, y en cada ciclo se deben usar técnicas y herramientas para entregar conforme al valor, definiendo progresivamente los requisitos (historias de usuario) gracias a la retroalimentación de los interesados. Los proyectos ágiles también deben justificarse antes de su aprobación, controlar el desempeño de costes y plazos, cerrar formalmente cada release antes de comenzar la siguiente, etc.

A la hora de gestionar cualquier proyecto, ya sea predictivo, o ágil, dentro de una organización funcional, matricial o proyectizada, de larga o corta duración, con alto o bajo presupuesto, muchos o pocos recursos, muchos o pocos interesados, con o sin subcontrataciones, del sector TIC o de otro sector, etc., qué gestionar es siempre parecido, cambia cómo hacerlo.

La herramienta PMPeople permite practicar el estándar PMBOK^® con el proyecto que tienes delante, de forma eficiente y efectiva, en tu misma organización, manteniendo la operativa del día a día, sin dejar de atender las urgencias, sin requerir que se implanten cambios metodológicos, como está siendo cada día más necesario en la economía de proyectos: colaborando con otras personas, estén o no certificadas PMP^®.

• Si impartes formación en gestión de proyectos, puedes hacer que tus alumnos practiquen los procesos y “aprendan haciendo”.
• Si te ganas la vida como interim project manager gestionando varios proyectos a la vez para diferentes empresas, puedes hacer que los interesados tengan disponible la información que necesitan en la web o en el móvil, sin tener que reunirse a cada momento contigo.

Un día, algunos interesados te sorprenderán empleando la terminología como verdaderos profesionales, trasladándote comentarios del tipo:

• “En este paquete de trabajo hay demasiados riesgos, ¿seguro que terminará el 25 de abril, como dice la fecha fin de la línea base?”
• “Veo que en el último seguimiento hay un sobrecoste de 2500€, ¿qué se puede hacer para subir el CPI?”
• “En el plan de capacidad veo muchas horas planificadas para la release actual. En la release anterior teníamos el mismo número de sprints, pero menos horas, ¿pensáis ampliar el equipo de desarrollo?”

La herramienta PMPeople facilita enormemente la práctica de los procesos estandarizados de gestión de proyectos gracias a la colaboración entre las personas dentro de cada proyecto, accediendo por la web o por el móvil:

• Las personas pueden encontrar fácilmente la información concerniente a los grupos de procesos de inicio, planificación, ejecución/control y cierre.
• Las personas pueden encontrar fácilmente la información relativa a las áreas de conocimiento de integración, alcance, cronograma, coste, recursos, riesgos y adquisiciones.
• Las personas pueden seguir ciclos de vida predictivos y adaptativos: Ayuda a que los proyectos ágiles puedan gestionarse para terminar a tiempo, en coste, controlando los riesgos, facilitando el desarrollo del espíritu de equipo, retrospectivas, etc.

Este texto es un extracto del libro «Gestión de Proyectos con PMPeople». Pulse este enlace para descargar el capítulo completo.

La versión actualizada del libro en español (fichero PDF, 920 páginas) puede descargarse pulsando este enlace.

PMPeople se diseñó para unificar la gestión profesional los proyectos de las organizaciones, destacándose por los siguientes puntos:

• Diseñada por y para project managers profesionales, siguiendo los estándares de gestión de proyectos profesional.
• Productividad en línea (menos reuniones, menos documentos, menos flujos) por colaboración distribuida entre 12 roles especializados: Dueño de la Organización; 6 roles para la gestión de la demanda y 5 roles para la gestión del suministro.
• Aplicación freemium (uso gratuito por tiempo ilimitado, pago por uso, solo pagan los gestores) con usabilidad equivalente por web y por la aplicación móvil.

Comience a usar PMPeople gratis, sin límite de tiempo, sin límite de usuarios. En las organizaciones premium solo pagan los gestores, 20 euros al mes. Algunos roles (interesados, team members, patrocinadores y gestores de recursos) son siempre gratis. Podrá añadir o reducir usuarios premium según las necesidades reales de su organización. En todo momento, tendrá acceso a nuestro soporte interactivo por Slack. Nuestros servidores se encuentran dentro de la UE. Si lo prefiere, el software puede quedar alojado en sus instalaciones.