Controlar Tareas y Proyectos con PMPeople

Para controlar y monitorizar profesionalmente un proyecto, es recomendable separar la gestión en dos niveles complementarios. Los gestores deben controlar el proyecto al nivel de paquetes de trabajo. Los miembros del equipo deben controlar el proyecto al nivel de las tareas. PMPeople permite conciliar estos dos planos de gestión directamente, pero también permite integrar la información de detalle desde herramientas especializadas en gestión de tareas, como es el caso de Asana.

El project manager debe seguir determinados procesos para terminar el proyecto o la fase dentro del plazo previsto, sin exceder el presupuesto aprobado, dentro de los límites de la financiación, evitando trabajos fuera del alcance, satisfaciendo los requisitos, entregando productos de alta calidad, cumpliendo y haciendo cumplir los acuerdos con otras empresas, etc. Regularmente, debe rendir cuentas ante comités de seguimiento, comités de cambios, PMO, etc. En als reuniones de seguimiento, no se limita a informar el desempeño y comunicar problemas, sino que trata de involucrar a estos órganos de gestión y gobierno para buscar soluciones con ellos: El proyecto no es propiedad del project manager, sino de la organización ejecutora. La rendición de cuentas no debe realizarse sobre el proyecto, como un todo, sino sobre los elementos que permiten descomponer el alcance, denominados paquetes de trabajo. Un paquete de trabajo de un proyecto es el trabajo definido en el nivel más bajo de la estructura de desglose del trabajo, para el cual se estiman y gestionan el coste y la duración.

El project manager debe liderar un equipo de proyecto, encargado de realizar las tareas técnicas. Idealmente, el equipo se desarrolla hasta convertirse en un grupo sinérgico, con identidad propia, capaz de entregar productos excelentes, mejorando continuamente. Los buenos project managers buscan dos resultados: el producto del proyecto y el equipo capaz de autogestionarse en el siguiente proyecto o fase, lo cual es verdaderamente un activo de altísimo valor para la organización. A nivel individual, en los pocos meses que dura el proyecto, cada miembro del equipo crece profesionalmente en habilidades duras y blandas. En la economía de proyectos, los profesionales ya no pertenecen a unidades de negocio aisladas, sino que se desarrollan progresivamente dentro de la organización, proyecto a proyecto.

Rita Mulcahy recomendaba dividir el proyecto en elementos pequeños, o tareas, varias de las cuales puedan ser completadas por un miembro del equipo durante una jornada. Las tareas pueden controlarse de forma binaria: está terminada ¿sí o no? Esto es preferible a preguntar el porcentaje completado sobre un paquete de trabajo. 

https://youtu.be/CFJ_uTkCy-M

Los gestores deben poder controlar el alcance, el cronograma, los costes, etc., al nivel del paquete de trabajo. Sería muy engorroso para ellos gestionar al nivel de las tareas. No es buena práctica la microgestión. Los miembros del equipo deben saber en qué paquetes de trabajo pueden imputar horas y gastos, pero necesitan una descomposición de mayor detalle para coordinarse como equipo, de manera efectiva.

Las herramientas PPM deben conciliar estos dos planos de gestión, que son interdependientes y se retroalimentan:

• Los miembros del equipo coordinan su actividad en el plano de las tareas. Las tareas pueden incluir muchos atributos, como la descripción, el estado (pendiente, en progreso, completada), personas asignadas, colaboradores, fechas, grado de avance, impedimentos, dependencias, etc. Normalmente, estas tareas se agrupan en listas que pueden ordenarse por prioridad (más arriba, más importante) o por otros criterios. También pueden agruparse en tableros visuales que permiten seguir una secuencia de fases, o en calendarios mostrando las fechas límite, cronogramas mostrando duraciones y fechas, etc. La información de las tareas debe agregarse en los paquetes de trabajo del proyecto correspondientes, para que el equipo gestor pueda tomar decisiones.
• En el plano de los proyectos, el equipo gestor puede tomar muchas decisiones, como son los cambios de prioridades, cambios de alcance, en las estimaciones de fechas, reajustes de costes y recursos, respuestas a los riesgos, etc. Es esencial que estas decisiones, que pueden expresarse a nivel de paquete de trabajo de proyecto, se trasladen al plano de las tareas de manera efectiva. 

En PMPeople, los proyectos pueden descomponerse en paquetes de trabajo. A su vez, cada paquete de trabajo puede tener un conjunto de tareas asociadas. Los miembros del equipo pueden ver a qué paquetes están asignados, principalmente para imputar horas y gastos, pero también pueden ver sus tareas y la información asociada a las mismas.

La información de las tareas puede agregarse para calcular automáticamente cierta información de los paquetes de trabajo, como fechas, grados de avance, etc.:

• Si un paquete de trabajo incluye 10 tareas y se han completado 3, podemos decir que el porcentaje completado es del 30%.
• Si el paquete de trabajo incluye tareas con fechas de comienzo y fin, se puede automatizar el cálculo del porcentaje completado del paquete de trabajo con una media ponderada de porcentajes completados y duraciones.
• La fecha prevista para finalizar el paquete de trabajo coincidirá con la fecha prevista para finalizar la última tarea.
• La fecha prevista para comenzar el paquete de trabajo coincidirá con la fecha prevista para comenzar la primera tarea.

Veamos cómo pueden automatizarse algunas reglas con un ejemplo. Imaginemos un proyecto cuyo alcance se ha descompuesto en dos paquetes de trabajo (WP#1 y WP#2). En la línea base del cronograma puede verse que las fechas programadas para comenzar y finalizar WP#1 son el viernes 10 de julio y el martes 21 de julio, respectivamente. WP#2 está previsto que comience el día 20 y finalice el día 21. Por tanto, el proyecto completo, o paquete cero (WP#0), tiene como línea base desde el 10 de julio al 21 de julio, con una duración de 8 días, igual que WP#1.

Avancemos hasta la fecha de seguimiento del proyecto del 17 de julio.

Supongamos que el paquete de trabajo WP#1 contiene las 6 tareas representadas en el siguiente cronograma:

Los siguientes datos del paquete de trabajo WP#1 se pueden calcular automáticamente:

• Fecha de comienzo real: 13 de julio (se aprobó para comenzar el 10 de julio)
• Fecha estimada de finalización: 20 de julio (se aprobó para terminar el 21 de julio)
• Duración estimada: 6 días (se aprobó para durar 8 días)
• Porcentaje completado: 25% = (2+1)/(2+1+1+3+1+4)

Supongamos que el paquete de trabajo WP#2 contiene las 2 tareas representadas en el siguiente cronograma:

Los siguientes datos del paquete de trabajo WP#2 se pueden calcular automáticamente:

• Fecha real de comienzo: 14 de julio (se aprobó para comenzar el 20 de julio)
• Fecha estimada de finalización: 23 de julio (se aprobó para terminar el 21 de julio)
• Duración estimada: 8 días (se aprobó para durar 2 días)
• Porcentaje completado: 60% = 6/(6+4)

Por último, se puede calcular la información del desempeño del cronograma del proyecto completo (WP#0) a fecha de seguimiento 17 de julio:

• Fecha real de comienzo: 13 de julio (se aprobó para comenzar el 10 de julio)
• Fecha estimada de finalización: 23 de julio (se aprobó para terminar el 21 de julio)
• Duración estimada: 9 días (se aprobó para durar 8 días)
• Porcentaje completado: 45% = (25%*6+60%*8)/(6+8)

PMPeople ya permitía gestionar paquetes de trabajo y tareas directamente. Ahora también es posible integrar la información de las tareas en Asana.

Asana puede usarse gratuitamente y está extendiéndose cada vez más para coordinar el trabajo de equipos de trabajadores del conocimiento. Se comenta incluso que saldrá a bolsa próximamente. Recientemente, han lanzado innovaciones de pago muy interesantes para enfocarse en el trabajo más prioritario según algoritmos de inteligencia artificial, para hacer las reuniones más productivas, automatizar flujos de trabajo, permitir que las personas gestionen sus objetivos y resultados clave, etc. Toda una serie de innovaciones que sentarán las bases para el trabajo colaborativo del futuro.

Por estas razones, hemos decidido integrar en primer lugar Asana como herramienta de gestión de tareas. El mismo diseño permitirá la integración con otras herramientas como Jira, Trello, Wrike, Basecamp, Monday, Samepage, etc.

Para conectar un paquete de trabajo con un proyecto de Asana, en primer lugar, el project manager debe conectar el proyecto en la opción INITIATION > Project Data > Connect. Allí podrá ver el icono de Asana:

Si el usuario no ha autorizado aún la integración entre las dos herramientas, puede hacerlo pulsando el botón [Authorize Asana]:

A continuación, se indican los permisos que se consienten tras la integración:

En Asana, podrá comprobar que se ha autorizado a la herramienta PMPeople en la sección My Profile Settings… > Apps:

Para conectar un paquete de trabajo del proyecto, hay que añadir una nueva conexión pulsando el icono [+]:

Después, hay que seleccionar el paquete de trabajo de PMPeople y el proyecto de Asana:

Una vez realizada la conexión, se verá en la lista de conexiones, indicando el enlace público del proyecto de Asana:

En la implementación actual, la sincronización de la información es unidireccional: desde Asana hacia PMPeople.

El usuario gestor puede subir la información de Asana pulsando el icono de sincronización desde la lista de conexiones, paquete a paquete:

El usuario también puede sincronizar todos los paquetes conectados en PLAN > Plan Tasks, pulsando el botón [Import Tasks]:

Si hay tareas nuevas en Asana, se observará cómo se añaden automáticamente a la lista de tareas de PMPeople:

El gestor puede sincronizar cada tarea, individualmente:

Desde la sección CONTROL > Control Tasks, el gestor puede sincronizar cada tarea, individualmente:

Por último, los miembros del equipo también pueden sincronizar sus tareas en la pestaña TASKS: