Todo el mundo puede cocinar, pero no todo el mundo es cocinero. Todos podemos cantar, pero no todos somos cantantes. Nuestra profesión no es diferente: todo el mundo puede coordinar las tareas de un equipo, pero eso no les hace project managers. Para saber si un cocinero es buen profesional, no necesitamos evidencias certificando que sigue unos procedimientos. Vamos al resultado de valor: probamos su comida.

Para que la nuestra sea realmente una profesión, reconocida como tal por la sociedad (jefes, subordinados, colegas, amigos, familia, universidades, empresas, ONGs, administraciones públicas, etc.), debería ser posible que cualquier persona pudiera evidenciar cuándo un project manager es buen o mal profesional. Igual que todo el mundo sabe reconocer a un buen o mal cantante, cocinero, etc., la gente debería poder opinar objetivamente sobre nuestro trabajo, con evidencias de desempeño sencillas, que no exijan tener la titulación PMP®, o similar.

«La gente no experta debería saber opinar sobre si un project manager es buen o mal profesional.»

Para liderar la economía de proyectos, las organizaciones deben aligerar los procesos de gestión: burocracia, flujos de aprobación, documentación, reuniones, etc. Los profesionales de proyectos deben dominar las habilidades sociales (power skills). El éxito de los proyectos de hoy día sucede solo cuando las personas colaboran en la gestión de los mismos. Citando el conocido Manifiesto Ágil:

«Personas e interacciones sobre procesos y herramientas.»

En agosto de 2021, PMI publicó la 7ª edición del PMBOK, rediseñando desde procesos a dominios de desempeño, o lo que es lo mismo: desde los outputs (documentos) a los outcomes (resultados de valor).

Los 8 dominios de desempeño del proyecto, comprensibles por los interesados, sirven para que cualquiera pueda saber si el proyecto está siendo bien gestionado:

  1. Dominio de Interesados: ¿Se involucra correctamente a los interesados? ¿Se atienden oportunamente sus solicitudes de cambios, comentarios, retroalimentación, etc.? ¿Se gestiona adecuadamente la comunicación?
  2. Dominio de Equipo: ¿El equipo trabaja con sinergia y cohesionado? ¿Los miembros del equipo saben qué papel juegan dentro del contexto global? ¿Pueden hacer comentarios anónimos? ¿Pierden mucho tiempo en actividades no productivas, como imputar horas y gastos? ¿El project manager lidera efectivamente al equipo?
  3. Dominio de Ciclo de Vida: ¿Sabemos en qué fase está el proyecto? ¿Se usa el enfoque de gestión apropiado, ya sea predictivo, híbrido o ágil? Si el enfoque es ágil, ¿se va iterando cíclicamente para refinar el alcance?
  4. Dominio de Planificación: ¿Se justificó adecuadamente el proyecto? ¿Fue aprobado por un cargo directivo? ¿Se ha descompuesto en elementos manejables? ¿Se tienen claros los hitos principales? ¿Las principales dependencias? ¿El project manager sabe con antelación lo que hay que hacer hoy, esta semana, este mes, etc.? ¿Sabe quién hará qué actividades? ¿cuándo? ¿cuánto costarán? ¿cuándo finalizará el proyecto?
  5. Dominio de Trabajo: ¿Se hacen seguimientos? ¿Se puede saber qué se hizo hace un mes? ¿Se controlan los cambios? ¿Se van registrando los hechos relevantes y las lecciones aprendidas?
  6. Dominio de Entrega: ¿Se hacen entregas parciales con la cadencia adecuada? ¿Se validan los entregables?
  7. Dominio de Medición: ¿Se miden las desviaciones de tiempo y coste? ¿Se hacen pronósticos de plazo y coste con un nivel de precisión razonable? ¿Se toman acciones correctoras y preventivas? ¿Se controlan las horas trabajadas y los gastos incurridos?
  8. Dominio de Incertidumbre: ¿Se anticipan los problemas graves antes de que sea demasiado tarde? ¿Hay demasiadas sorpresas? ¿Demasiadas crisis? ¿Demasiada improvisación? ¿Son efectivas las respuestas a los riesgos?

Demostrar Resultados con PMPeople

PMPeople es la herramienta para la Economía de Proyectos. En todas las organizaciones, de cualquier tipo, se gestionan proyectos, programas y portafolios con el objetivo de transformar las ideas en realidad. Las organizaciones están experimentando una «proyectización» creciente y necesitan profesionales de proyectos capaces de rendir cuentas, ser predecibles y, en última instancia, responsabilizarse de alcanzar el éxito en cada proyecto.

En PMPeople, los interesados pueden comprobar el buen o mal desempeño del proyecto en los 8 dominios, a partir de evidencias registradas en cada paquete de trabajo del proyecto:

  1. Interesados: “En el proyecto hay que mantener una relación productiva con los interesados, asegurando su nivel de involucración adecuado. Los interesados favorables al proyecto deben quedar satisfechos, y los que se oponen no deberían impactar negativamente”. En PMPeople, el project manager puede actualizar el registro de interesados indicando el nivel de involucración (desconocedor, reticente, neutral, partidario y líder), atender los cambios que soliciten, sus comentarios, sus retroalimentaciones, etc. El project manager puede decidir acciones concretas con interesados revisando el registro de interesados, el registro de problemas, el registro de comentarios y el registro de cambios.
  2. Equipo: “El proyecto requiere un equipo de alto rendimiento, empoderado, resiliente y alineado con los objetivos. Deben responsabilizarse de los entregables y los resultados en un entorno colaborativo, basado en la confianza mutua”. En PMPeople, el project manager puede explicar los resultados esperados a los team members, leer sus comentarios (que pueden ser anónimos), aprobar imputaciones de horas y gastos, etc. Los team members pueden ver sus asignaciones, completar sus tareas, saber quiénes son sus compañeros, actualizar un team charter, escribir comentarios, información para las retrospectivas, leer las retroalimentaciones de los gestores y del resto de interesados, imputar horas y gastos con el móvil, etc.
  3. Enfoque de Desarrollo y Ciclo de Vida: “El proyecto debe seguir un ciclo de vida (predictivo, ágil, o híbrido) que sea consistente con el enfoque de desarrollo de los entregables. Las diferentes fases del ciclo de vida deben facilitar la gobernanza y permitir la cancelación anticipada si dejan de satisfacerse los criterios estratégicos”. En PMPeople, el project manager puede indicar la fase de gestión del proyecto (inicio, planificación, ejecución o cierre) y la fase técnica usada en el área de negocio. El project manager puede gestionar proyectos predictivos, ágiles e híbridos, publicando regularmente información sobre el progreso, en los sucesivos seguimientos.
  4. Planificación: “El proyecto avanza de forma organizada, coordinada y planificada. El modelo de planificación es completo, incluyendo todos los componentes necesarios para satisfacer las expectativas de los interesados, y se elabora progresivamente a medida que se tiene mejor información”. En PMPeople, el project manager puede practicar la planificación gradual del alcance, cronograma, coste, financiación, recursos, entregables, requisitos, tareas, etc.
  5. Trabajo del Proyecto: “El desempeño del proyecto se monitoriza de forma efectiva mediante informes de seguimiento. Se asegura que se siguen procedimientos ajustados para garantizar la calidad. La comunicación con los interesados permite satisfacer sus necesidades de información. Se gestionan apropiadamente las subcontrataciones y la utilización de los recursos físicos. En los proyectos predictivos, se controlan los cambios. En los proyectos ágiles, se actualiza la lista de requisitos. El equipo es capaz de minimizar el retrabajo y optimizar su velocidad”. En PMPeople, el project manager puede registrar seguimientos periódicos al nivel de cada paquete de trabajo, gestionar las adquisiciones, la documentación, los comentarios, los cambios, lecciones aprendidas, retrospectivas, etc. El project manager puede controlar el trabajo en proyectos ágiles y proyectos subcontratados.
  6. Entrega: “El proyecto ha de justificar su alineamiento dentro de la organización y del negocio, entregar los beneficios conforme a un plan preestablecido, entregar productos conforme a los requisitos y cumplir las expectativas de los interesados que validan los entregables”. En PMPeople, el project manager puede documentar el project charter y el business case, gestionar entregables, requisitos, etc. El project manager puede medir la satisfacción de los interesados a partir de sus comentarios, cambios solicitados y retroalimentaciones.
  7. Medición: “En cada fecha de seguimiento, el proyecto debe permitir la evaluación del estado y la medición de ciertos indicadores de desempeño para que los gestores puedan tomar decisiones oportunas e informadas que permitan corregir las desviaciones”. En PMPeople, los gestores pueden comprobar el desempeño en cada fecha de seguimiento contra las líneas base. Cierta información de seguimiento se ofrece también a los interesados. Las organizaciones confiables pueden certificar los seguimientos en blockchain.
  8. Incertidumbre: “El equipo de dirección del proyecto debe mantenerse alerta para anticiparse a las oportunidades y las amenazas que puedan favorecer o perjudicar los objetivos del proyecto y la entrega de valor”. En PMPeople, los profesionales de proyectos pueden gestionar los riesgos, las reservas para contingencias y de gestión. El equipo gestor puede buscar proyectos parecidos en el repositorio de riesgos: “Los problemas de ayer son los riesgos de hoy”. Los team members pueden comunicar de forma anónima problemas potenciales.

PMPeople es una tecnología diseñada para facilitar la colaboración entre profesionales de proyectos a través de roles definidos. Su primera versión comercial se lanzó en abril de 2018. Esta plataforma está dirigida a PMOs y profesionales de proyectos, quienes pueden reducir significativamente la burocracia a través de la colaboración. Ofrece 12 roles que permiten trabajar en equipos dedicados a proyectos, programas y portafolios, todo ello en un entorno en la nube.

PMPeople no se limita a seguir simples flujos de trabajo, cadenas de supervisión, procesos o plantillas documentales, sino que fomenta la interacción genuina entre las personas. Los directores de proyectos tienen la capacidad de gestionar proyectos de múltiples organizaciones, aplicando marcos de gestión predictivos y ágiles. Los interesados pueden supervisar múltiples proyectos y proporcionar realimentación a través de la aplicación móvil. Los miembros del equipo pueden saber con quién deben colaborar, qué tareas deben realizar, pueden enviar comentarios, registrar horas de trabajo, gastos, etc.

PMPeople se diseñó para unificar la gestión profesional de los proyectos de las organizaciones, destacándose por los siguientes puntos:

  • Diseñada por y para project managers profesionales, siguiendo los estándares de gestión de proyectos profesional.
  • Productividad en línea (menos reuniones, menos documentos, menos flujos) por colaboración distribuida entre 12 roles especializados: Dueño de la Organización; 6 roles para la gestión de la demanda y 5 roles para la gestión del suministro.
  • Aplicación freemium (uso gratuito por tiempo ilimitado, pago por uso) con usabilidad equivalente por web y por la aplicación móvil.

Comience a usar PMPeople gratis, sin límite de tiempo, sin límite de usuarios. En las organizaciones premium solo tienen coste los gestores. Algunos roles (interesados, team members, patrocinadores y gestores de recursos) son siempre gratis. Podrá añadir o reducir usuarios premium según las necesidades reales de su organización. En todo momento, tendrá acceso a nuestro soporte en línea, interactivo. Nuestros servidores se encuentran dentro de la UE. Si lo prefiere, el software puede quedar alojado en sus instalaciones.

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