Cuando todo el trabajo ha terminado, es decir, los entregables han sido aceptados, los contratos se han cerrado, el equipo de proyecto se ha disuelto, el producto del proyecto (producto, servicio, o resultado final) ha sido transicionado correctamente a operaciones, impartiendo actividades de formación, etc., todavía queda trabajo por hacer: Hay que formalizar de forma efectiva el cierre del proyecto.

Después de terminar los trabajos técnicos, hay que formalizar de forma efectiva el cierre del proyecto.

Durante el proceso de cierre del proyecto o la fase, PMPeople puede facilitar la comunicación efectiva con los interesados, especialmente sensibles cuando el proyecto termina porque saben que ya no tendrán derecho a pedir más cambios y deben asegurarse de que todos sus requisitos se han satisfecho. El Project Manager profesional sabe que su desempeño será juzgado en el momento del cierre del proyecto o fase: será evaluado como buen profesional solo si se han cumplido los objetivos de gestión del proyecto.

Los proyectos se inician para concluir antes de una fecha prefijada. Además del objetivo temporal, hay otros no menos importantes, como son terminar sin exceder un presupuesto, entregando unos productos determinados y no otros, consiguiendo que el producto sea “bueno” desde el punto de vista del cliente, etc. Si puede durar indefinidamente, llamémoslo operación, no lo llamemos proyecto. El rasgo más distintivo a un proyecto es que debe terminar.

Es posible que el producto del proyecto sea perfecto y sin embargo ocurra que el proyecto sea un fracaso. Esto ocurre cuando termina muy tarde, con mucho sobrecoste, etc. Los proyectos fracasan cuando no se cumplen los objetivos de gestión. Un project manager profesional trabaja para que, en el momento del cierre, se cumplan los objetivos de plazo, coste, financiación, calidad, alcance, expectativas cumplidas, equipo cohesionado y sinérgico, subcontrataciones cerradas, el producto transferido a operaciones, el valor entregado y los objetivos de negocio superados hasta este momento.

Aunque cada objetivo de gestión del proyecto sea muy importante, todos los proyectos deberían orientarse al valor. Sin embargo, las organizaciones suelen preocuparse más por la duración y el coste. Mientras el proyecto se está ejecutando, los altos ejecutivos solo pueden quejarse de lo mucho que está costando. Mientras el proyecto está en ejecución, solo se generan flujos negativos de caja. Contablemente, los proyectos son inversiones que consumen recursos, pagan subcontrataciones, compran activos, y causan otros muchos gastos. Los flujos de caja positivos tendrán lugar después de que el proyecto termine: entonces se podrá calcular si se cumplirá el retorno de la inversión en el número previsto de años.

Igualmente, los project manager profesionales también suelen preocuparse más por la duración y el coste. Cuando un proyecto fracasa porque no entrega el valor esperado, esto se debe normalmente al contexto organizacional. Cuando un proyecto fracasa porque termina muy tarde o con mucho sobrecoste, habitualmente se culpa al project manager, lo cual no es justo, pero es una realidad con la que tenemos que vivir. Ningún directivo lo confesará abiertamente, pero la principal razón por la que las organizaciones quieren un project manager al mando de un proyecto es para culparle si termina tarde o con sobrecoste.

El project manager realiza, entre otras, las siguientes actividades de cierre:

  • Alcance: Obtener la aceptación final de los interesados sobre los entregables del proyecto, para confirmar que el alcance del proyecto y los entregables se han completado.
  • Transferencia: Transferir la gestión de los entregables a los interesados asignados, de acuerdo con el plan del proyecto, para facilitar el cierre del proyecto.
  • Cierre formal: Obtener el cierre financiero, legal y administrativo, usando prácticas y políticas comúnmente aceptadas para comunicar el cierre formal del proyecto y asegurar la transferencia de responsabilidades.
  • Informe final: Preparar y compartir el informe final del proyecto, de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones, para documentar y transmitir el desempeño del proyecto y facilitar la evaluación del mismo.
  • Lecciones aprendidas: Comparar las lecciones aprendidas documentadas a lo largo del proyecto y dirigir una revisión completa del proyecto, para actualizar la base de conocimiento de la organización.
  • Archivo: Archivar los documentos y materiales del proyecto, usando prácticas comúnmente aceptadas, para cumplir los requisitos estatutarios y para posible uso futuro en proyectos y auditorías.
  • Retroalimentación: Obtener retroalimentación de los interesados relevantes, usando técnicas y herramientas apropiadas, siguiendo el plan de involucración de los interesados para evaluar su satisfacción.

En PMPeople, el project manager puede acceder rápidamente a la información de cierre en la pestaña CIERRE. Esta pestaña puede accederse en cualquier momento, no solo en el momento del cierre. Si el proyecto se encuentra en los estados “cierre” (ya no se admiten imputaciones) o “archivado” (ya no se admiten cambios) esta pestaña se abre por defecto al entrar en el proyecto.

  • El informe de cierre se puede acceder en la opción Informe de Cierre.
  • El registro de lecciones aprendidas se actualizar en la opción Registro de Lecciones Aprendidas.

En este artículo describiremos la implementación desarrollada en PMPeople del Informe de Cierre.

El Project Manager (PM), u otro rol gestor equivalente, pueden visualizar la información del informe de cierre del proyecto en CIERRE > Informe de Cierre.

En esta sección se pueden realizar las funciones que se describen a continuación.

Función 1) Editar el enlace de acceso a la carpeta del dossier con la documentación final. Función 2) Descargar el informe de cierre como fichero PDF:

Función 3) Editar un texto con los comentarios finales sobre el desempeño del proyecto:

Función 4) La sección Resumen del Proyecto muestra la información del cliente, resumen del alcance, cambios, fechas e hitos globales del proyecto:

Función 5) La sección Libro del Proyecto muestra información sobre el margen financiero, y sobre cada paquete de trabajo, incluyendo la tarea resumen del proyecto, información sobre el desempeño del alcance, el cronograma y el coste:

Función 6) La sección Cuaderno de Bitácora muestra incidentes y comentarios ordenados cronológicamente:

Función 7) La sección Retroalimentación muestra todas las retroalimentaciones sobre el proyecto provenientes de los interesados, los solicitantes y los patrocinadores, ordenadas cronológicamente:

PMPeople es la herramienta para la economía de proyectos. Se diseñó para unificar la gestión profesional de los proyectos de las organizaciones, destacándose por los siguientes puntos:

  • Diseñada por y para project managers profesionales, siguiendo los estándares de gestión de proyectos profesional.
  • Productividad en línea (menos reuniones, menos documentos, menos flujos) por colaboración distribuida entre 12 roles especializados: Dueño de la Organización; 6 roles para la gestión de la demanda y 5 roles para la gestión del suministro.
  • Aplicación freemium (uso gratuito por tiempo ilimitado, pago por uso, solo pagan los gestores) con usabilidad equivalente por web y por la aplicación móvil.

Comience a usar PMPeople gratis, sin límite de tiempo, sin límite de usuarios. En las organizaciones premium solo pagan los gestores. Algunos roles (interesados, team members, patrocinadores y gestores de recursos) son siempre gratis. Podrá añadir o reducir usuarios premium según las necesidades reales de su organización. En todo momento, tendrá acceso a nuestro soporte interactivo por Slack. Nuestros servidores se encuentran dentro de la UE. Si lo prefiere, el software puede quedar alojado en sus instalaciones.