Gestionar profesionalmente un proyecto significa gestionar con el fin de aumentar las probabilidades de terminarlo cumpliendo los objetivos de gestión. Un project manager profesional trata de garantizar que se termina en fecha, sin exceder el presupuesto, entregando los artefactos incluidos en el alcance y no otros, con la calidad esperada, etc.
En la práctica, al final todo esto lo consiguen las personas que forman parte del equipo, colaborando en las tareas del día a día. Sin embargo, una excelente colaboración no implica necesariamente que el proyecto sea un éxito. Sin que sea culpa del equipo, muchos proyectos terminan mal: con sobrecoste inasumible, desesperante retraso, calidad insuficiente, insatisfacción, infelicidad… Si un proyecto debía terminar en 6 meses pero termina en 12, sin ampliar el presupuesto, esto puede implicar que el margen del proyecto caiga, por ejemplo, desde un +20% esperado hasta un -50% conseguido. Esto malogra el resultado financiero del proyecto, pero también puede perjudicar el resultado del programa, el portafolio, el departamento, etc. Si este tipo de resultados ocurre en varios proyectos, o se generaliza, es posible que haya que despedir a varias personas, o incluso llegar a cerrar la empresa.
Las personas deben colaborar de forma dinámica y fluida, pero si son miembros de un equipo de proyecto, entonces es necesario que un project manager profesional se responsabilice de la gestión. Según un estudio del PMI, el número de project managers crecerá desde los 66 millones en 2017 hasta 88 millones en 2027.
Un project manager profesional debe contar con las habilidades sociales imprescindibles para liderar el proyecto, ya sea predictivo o ágil, para involucrar a los interesados, gestionar las expectativas de los jefes y de los clientes, pero también debe tener las habilidades técnicas necesarias para gestionar el alcance, el cronograma, la financiación, los costes, los riesgos, las subcontrataciones, etc.
En lo que se refiere a las soft skills, cada proyecto es tan diferente como puede serlo el grupo de personas involucradas. Aquí poco se puede generalizar.
Si hablamos de hard skills para project managers, la buena noticia es que hay un conjunto de técnicas, automatizables en gran medida, que facilitan la gestión profesional de los proyectos.
A continuación se describen 3 técnicas que, a nuestro juicio, son imprescindibles para controlar el desempeño técnico del proyecto:
1) Descomposición
La Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) muestra cómo el proyecto se descompone en unidades de gestión manejables llamadas “paquetes de trabajo”.
Los paquetes de trabajo permiten planificar adecuadamente las fechas, estimar costes, asignar recursos, etc. Cuando hay problemas de gestión, es efectivo localizar estos problemas al nivel del paquete de trabajo impactado, y proponer acciones preventivas o correctoras ajustadas y proporcionadas.
En PMPeople, el detalle de un paquete de trabajo puede incluir tareas, entregables, requisitos, historias, hitos, etc. Veamos algunas funcionalidades relativas a los paquetes de trabajo:
- Si un proyecto no se descompone en partes, puede considerarse que es un paquete de trabajo en sí mismo. Usamos la denominación paquete cero para referirnos al proyecto completo.
- Opcionalmente, los proyectos pueden descomponerse en tantos paquetes de trabajo como sean necesarios para facilitar la gestión. Si se cumple la regla del 100%, la suma de los trabajos de los paquetes es igual al 100% del trabajo del proyecto. Es decir, si el proyecto se ha descompuesto correctamente, los paquetes de trabajo cubren exactamente la totalidad del trabajo.
- PMPeople permite importar los paquetes de trabajo desde cualquier herramienta de scheduling compatible con Microsoft Project, como es el caso de Primavera, Smartsheet, ProjectLibre, etc. Estas herramientas permiten exportar la información de cada tarea (nombre, descripción, fechas, costes, prioridades, etc.) a un fichero XML. Si la prioridad de una tarea tiene el valor “1”, entonces se copia automáticamente como un paquete de trabajo en PMPeople.
- Las líneas base de alcance, cronograma, financiación y costes, pueden controlarse a nivel de paquete de trabajo.
- Los miembros del equipo pueden imputar horas y gastos a nivel de paquete de trabajo.
- El resto de información significativa para gestionar el proyecto también se asocia al paquete de trabajo correspondiente: calendarios, solicitudes de cambios, incidentes, riesgos, comentarios, retroalimentaciones, etc.
2) Controlar el Desempeño del Cronograma
A lo largo del proyecto, un project manager profesional realiza seguimientos periódicos para rendir cuentas sobre el desempeño del cronograma. Mide el retraso acumulado y pronostica el retraso final, a fin de tomar acciones correctoras o preventivas destinadas a ahorrar tiempo. Utiliza tres parejas de fechas para el proyecto entero y para cada paquete de trabajo:
- Baseline Start y Baseline Finish: las fechas aprobadas de comienzo y fin.
- Actual Start y Actual Finish: para registrar los días de comienzo y fin reales.
- Start y Finish: para anotar su mejor estimación de cuándo las actividades deben comenzar y finalizar. Actualiza estas fechas cuando tiene un mejor pronóstico del comienzo o final de las actividades.
En este vídeo se muestra cómo controlar el desempeño del cronograma del proyecto utilizando la herramienta PMPeople:
3) Controlar el Desempeño del Coste
Earned Value Management (EVM), es el método estándar ANSI 748 utilizado para controlar el coste de un proyecto de forma objetiva. Según el estándar EVM, en cada fecha de estado tenemos tres datos que sirven para analizar el desempeño de coste:
- El Valor Planificado (Planned Value –PV–, Budgeted Cost of Work Scheduled –BCWS), es el presupuesto autorizado asignado al trabajo planificado hasta la fecha de estado. Al cierre del proyecto, PV coincide con el presupuesto a la conclusión (Budget at Completion –BAC).
- El Valor Ganado (Earned Value –EV–, Budgeted Cost of Work Performed –BCWP), es el valor monetario del trabajo completado hasta la fecha de estado, expresado en términos del presupuesto autorizado para ese trabajo. Al cierre del proyecto, EV también coincide con el presupuesto a la conclusión (Budget at Completion –BAC), igual que PV.
- El Coste Real (Actual Cost –AC–, Actual Cost of Work Performed –ACWP), es el coste real incurrido por el trabajo llevado a cabo hasta la fecha de estado. Al cierre del proyecto, AC coincide con el coste total incurrido.
EVM permite medir las desviaciones acumuladas y calcular los pronósticos para la fecha de cierre. Esta información sirve para que el comité de seguimiento tome decisiones y proponga acciones correctoras o preventivas destinadas a ahorrar dinero.
La herramienta PMPeople permite que los gestores puedan seguir de forma cómoda el estándar EVM, incluyendo también las métricas de cronograma ganado. Los gestores con acceso al proyecto pueden ver en linea gráficamente el desempeño del coste en cada fecha de seguimiento:
En este vídeo se muestra cómo controlar el desempeño del coste del proyecto utilizando la herramienta PMPeople:
PMPeople es la herramienta para la economía de proyectos. Se diseñó para unificar la gestión profesional de los proyectos de las organizaciones, destacándose por los siguientes puntos:
- Diseñada por y para project managers profesionales, siguiendo los estándares de gestión de proyectos profesional.
- Productividad en línea (menos reuniones, menos documentos, menos flujos) por colaboración distribuida entre 12 roles especializados: Dueño de la Organización; 6 roles para la gestión de la demanda y 5 roles para la gestión del suministro.
- Aplicación freemium (uso gratuito por tiempo ilimitado, pago por uso, solo pagan los gestores) con usabilidad equivalente por web y por la aplicación móvil.
Comience a usar PMPeople gratis, sin límite de tiempo, sin límite de usuarios. En las organizaciones premium solo pagan los gestores. Algunos roles (interesados, team members, patrocinadores y gestores de recursos) son siempre gratis. Podrá añadir o reducir usuarios premium según las necesidades reales de su organización. En todo momento, tendrá acceso a nuestro soporte interactivo por Slack. Nuestros servidores se encuentran dentro de la UE. Si lo prefiere, el software puede quedar alojado en sus instalaciones.
