Todas las cosas se crean dos veces, primero en la mente y luego en la realidad. Los proyectos no son una excepción. Los profesionales de proyectos están continuamente visualizando cómo funcionará el resultado después de transicionarlo a operaciones.
Si tuviéramos que construir el superlaboratorio de la famosa serie Breaking Bad, en el curso del proyecto, estaríamos imaginando escenas como esta:
Retrocediendo en ese futuro, imaginamos continuamente el momento decisivo del proyecto, cuando termina el proyecto y comienza la operación, es decir, el momento de la transición:
En cualquier tipo de proyecto, ya sea predictivo, híbrido o ágil, es eficaz que todas las personas involucradas (miembros del equipo, director del proyecto, director del programa, director del portafolio, PMO, gerente funcional, patrocinador, solicitante, y resto de interesados) sepan distinguir en qué fase de gestión se encuentra el proyecto.
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Otra acepción, más actualizada, define los proyectos como esfuerzos temporales para transformar las ideas en realidad.
Un proyecto ágil (= adaptativo = orientado al valor = que facilita los cambios) es aquel en que, por su propia naturaleza, la mayoría de los requisitos no pueden quedar claros al principio, sino que deben elaborarse progresivamente a partir de la retroalimentación continua de los interesados (= valor) que atienden regularmente a demostraciones prácticas para revisar los incrementos hacia el resultado final. Los interesados pueden solicitar cambios en todo momento, incluso en una fase tardía del proyecto. Los cambios son bienvenidos si suponen más valor para el cliente. Se acaba entregando el mejor resultado posible, dados los recursos preasignados y el tiempo disponible.
Un proyecto predictivo (= orientado a procesos = orientado a la planificación), se define por oposición a un proyecto ágil. Es decir, la mayor parte de los requisitos, después de un trabajo de recopilación, pueden quedar suficientemente claros desde el principio, de manera que puede llegarse a un acuerdo sobre ellos, y después elaborarse una planificación profesional de plazos, costes, recursos, etc. Se trabaja para entregar entregando el resultado que satisface los requisitos preacordados.
Un proyecto híbrido es aquel que combina fases predictivas y ágiles.
Los estándares profesionales de gestión de proyectos distinguen 5 grupos de procesos de gestión de proyectos:
- Inicio: Definir el nuevo proyecto o fase mediante la obtención de la autorización para comenzar.
- Planificación: Establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos propuestos.
- Ejecución: Completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de satisfacer los requisitos.
- Monitorización y Control: Hacer seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto. Identificar áreas en las que el plan requiera cambios. Iniciar los cambios correspondientes.
- Cierre: Completar o cerrar formalmente un proyecto, fase o contrato.
Los procesos de ejecución y control se realizan al mismo tiempo, puesto que se controla a partir de las evidencias del trabajo que se ejecuta, y las decisiones que se toman al controlar resultan en nuevas acciones que es preciso ejecutar. El resto de los grupos de procesos, salvo el inicio y el cierre, se suelen solapar.
- Para tomar la decisión de si el proyecto ha de aprobarse o no (inicio), a veces es necesario calcular cuánto durará o costará, o qué riesgos principales deberían asumirse (planificación), o bien hay que realizar pruebas de factibilidad, o pruebas de concepto, involucrando recursos que cuestan dinero y deben cumplir unos hitos (ejecución y control).
- Mientras el proyecto se está ejecutando, se descubren nueva información, o información mas detallada, que permite mejorar la planificación.
- También es frecuente que, durante el cierre formal, surja la necesidad de ejecutar retrabajos.
Dentro de las organizaciones, las personas involucradas en el gobierno de los proyectos no suelen distinguir los detalles técnicos de gestión que tenemos en cuenta los profesionales de proyectos. No siendo expertos en gestión de proyectos, sí entienden perfectamente que los proyectos pueden dividirse en fases técnicas, al final de las cuales se transiciona un producto, servicio o resultado final, y dan la oportunidad de cancelar el proyecto si no se consiguen los objetivos previstos (phase gates).
Fases de Gestión del Proyecto
El ciclo de vida de un proyecto (o fase técnica) puede reducirse a 4 fases de gestión:
- Inicio: El proyecto no se ha aprobado. Está en discusión si finalmente se autorizará la ejecución o no.
- Planificación: Aún no ha comenzado la ejecución, es decir, el gasto provocado por los recursos técnicos. El equipo de gestión del proyecto dedica esfuerzos a modelar qué hay que hacer, cuándo, quién, cuánto costará, qué problemas puede haber, etc.
- Ejecución: Hay que prestar máxima atención porque se están incurriendo grandes gastos, y las malas decisiones pueden provocar mucho más gasto, cancelación del proyecto, perjuicios para el negocio, etc.
- Cierre: Se ha terminado el trabajo técnico y solo quedan los trámites para cerrar formalmente el proyecto o la fase y transicionar el resultado a operaciones.
1. Inicio
El proyecto no se ha aprobado. Está en debate si se hará o no.
2. Planificación
Aún no ha comenzado la ejecución, es decir, el gasto provocado por los recursos técnicos. El equipo de gestión del proyecto dedica esfuerzos a modelar qué hay que hacer, cuándo, quién, cuánto costará, qué problemas puede haber, etc.
3. Ejecución
Hay que prestar máxima atención porque se están incurriendo grandes gastos, y las malas decisiones pueden provocar mucho más gasto, cancelación del proyecto, perjuicios para el negocio, etc.
En la fase de ejecución, los interesados reciben información oportuna de los avances:
No menos importante, las habilidades sociales del project manager son esenciales para liderar al equipo y gestionar conflictos:
4. Cierre
Se ha terminado el trabajo técnico y solo quedan los trámites para cerrar formalmente el proyecto o la fase y transicionar el resultado a operaciones. El profesional de proyectos debe ser un buen «closer». Los interesados deben entender que ya no tienen derecho a pedir más cambios, el equipo de proyecto se ha liberado, el resultado se ha transicionado a operaciones:
Ciclo de Vida de un Proyecto Ágil
En un proyecto predictivo, se elaboran los requisitos para fijar el alcance, y a partir de ahí estimar la duración y el coste, produciendo un plan de proyecto. Se sigue un modelo de gestión basado en la planificación.
Por el contrario, en un proyecto ágil, se determina de antemano el tiempo que el negocio puede esperar para tener el producto, por ejemplo 18 meses. Un equipo ágil estable de 8 personas, durante 18 meses, tendrá un coste fijo. Lo que hay que estimar, gracias a la involucración continua de los interesados, es el alcance, siguiendo un modelo de gestión orientado al valor. Si los interesados no se involucran (no atienden a las demostraciones, a los refinamientos, no resuelven rápidamente los impedimentos, etc.) el proyecto fracasará.
En los proyectos ágiles, también hay que fundamentar con expertos el inicio, y hay que formalizar los cierres. La diferencia con los proyectos predictivos consiste en que la fase de planificación inicial suele ser muy breve, lo suficiente como para planificar el mínimo producto viable y las subsiguientes releases. En la práctica se pasa de la fase de inicio a ejecución, y mientras se ejecuta, se replanifica a partir de la retroalimentación del negocio y la orientación continua al valor.
En los proyectos ágiles, como los requisitos no están claros, es necesario iterar continuamente con los interesados para descubrir progresivamente el valor. La fase de ejecución se divide en cajas de tiempo llamadas releases, que suelen durar unos 3 meses. Al final de cada release, se transfiere un producto que será usado por los interesados.
Las funcionalidades (features) incluidas en una release se van elaborando progresivamente. La release se subdivide en otras cajas de tiempo denominadas iteraciones, que suelen durar 2 semanas. Al final de cada iteración, en una reunión interactiva, el equipo de desarrollo demuestra las funcionalidades ante los interesados, que ofrecen retroalimentación inmediata.
Los proyectos ágiles siguen un ciclo de vida iterativo-incremental:
- Ciclo Iterativo significa que, a intervalos regulares, se obtiene retroalimentación
- Ciclo Incremental significa que el producto se va elaborando “como las capas de una cebolla”: primero el corazón con las funcionalidades más importantes y después las sucesivas capas menos importantes. Se hace crecer el producto con nuevas funcionalidades mientras se va refinando lo ya construido.
- En cada demostración, se enseña un incremento potencialmente usable, de manera que, si la release terminase anticipadamente, se podría entregar un producto que funcione.
Normalmente, una release tiene unas 5 iteraciones. La última iteración, denominada iteración H (de hardening) no está destinada a producir un nuevo incremento para demostrar funcionalidades, sino para realizar los procesos de cierre formal de la release y la puesta en producción.
Ciclo de Vida del Proyecto en PMPeople
PMPeople es la herramienta para la Economía de Proyectos. En todas las organizaciones, de cualquier tipo, se gestionan proyectos, programas y portafolios con el objetivo de transformar las ideas en realidad. Las organizaciones están experimentando una «proyectización» creciente y necesitan profesionales de proyectos capaces de rendir cuentas, ser predecibles y, en última instancia, responsabilizarse de alcanzar el éxito en cada proyecto.
Todo usuario puede ver en qué estado se encuentra el proyecto (inicio, planificación, ejecución, cierre o archivo). Los gestores pueden cambiar el estado en la pestaña de control. Cuando los proyectos se presentan como elementos de una lista, siempre hay una columna para el estado y se puede filtrar por este campo. Distinguir la fase de gestión, o estado (inicio, planificación, ejecución, cierre o archivo) de las fases técnicas del ciclo de vida, que el functional manager puede modelar en la configuración de cada business unit y que también se pueden cambiar en la pestaña de control.
PMPeople es una tecnología diseñada para facilitar la colaboración entre profesionales de proyectos a través de roles definidos. Su primera versión comercial se lanzó en abril de 2018. Esta plataforma está dirigida a PMOs y profesionales de proyectos, quienes pueden reducir significativamente la burocracia a través de la colaboración. Ofrece 12 roles que permiten trabajar en equipos dedicados a proyectos, programas y portafolios, todo ello en un entorno en la nube.
PMPeople no se limita a seguir simples flujos de trabajo, cadenas de supervisión, procesos o plantillas documentales, sino que fomenta la interacción genuina entre las personas. Los directores de proyectos tienen la capacidad de gestionar proyectos de múltiples organizaciones, aplicando marcos de gestión predictivos y ágiles. Los interesados pueden supervisar múltiples proyectos y proporcionar realimentación a través de la aplicación móvil. Los miembros del equipo pueden saber con quién deben colaborar, qué tareas deben realizar, pueden enviar comentarios, registrar horas de trabajo, gastos, etc.
PMPeople se diseñó para unificar la gestión profesional de los proyectos de las organizaciones, destacándose por los siguientes puntos:
- Diseñada por y para project managers profesionales, siguiendo los estándares de gestión de proyectos profesional.
- Productividad en línea (menos reuniones, menos documentos, menos flujos) por colaboración distribuida entre 12 roles especializados: Dueño de la Organización; 6 roles para la gestión de la demanda y 5 roles para la gestión del suministro.
- Aplicación freemium (uso gratuito por tiempo ilimitado, pago por uso) con usabilidad equivalente por web y por la aplicación móvil.
Comience a usar PMPeople gratis, sin límite de tiempo, sin límite de usuarios. En las organizaciones premium solo tienen coste los gestores. Algunos roles (interesados, team members, patrocinadores y gestores de recursos) son siempre gratis. Podrá añadir o reducir usuarios premium según las necesidades reales de su organización. En todo momento, tendrá acceso a nuestro soporte en línea, interactivo. Nuestros servidores se encuentran dentro de la UE. Si lo prefiere, el software puede quedar alojado en sus instalaciones.
