Para ser un buen project manager profesional, no es preciso certificarse o dominar muchas técnicas o herramientas. Es más importante tener buenas habilidades sociales y mantener una actitud orientada a objetivos, sabiendo que el momento más importante de un proyecto es la reunión de cierre.
Los proyectos se inician para concluir antes de una fecha prefijada. Además del objetivo temporal, hay otros no menos importantes, como son: terminar sin exceder un presupuesto, entregando una funcionalidad determinada y no otra, consiguiendo que el producto sea “bueno” desde el punto de vista del cliente, etc., pero quizá lo que hace distintivo a un proyecto es que debe terminar.
Uno de los hábitos que se le pide al project manager profesional es que comience “con el fin en la mente”. Desde el primer día del proyecto, debe visualizar el cierre y los pasos para llegar al mismo. Debe imaginar cómo será esa situación final en que los interesados “han alcanzado o superado sus expectativas” y trabajar para llegar a ese momento.
Un project manager profesional sabe que todo proyecto es problemático: quizá molestará a muchas personas, que tendrán que cambiar su forma de hacer las cosas. Ocurrirán muchos problemas, conflictos, crisis, etc. Por otro lado, el project manager también sabe que depende totalmente de su equipo: esas personas, que posiblemente trabajan juntas por primera vez, ¿acabarán siendo un equipo cohesionado y sinérgico? Si el equipo no funciona, el proyecto fracasará. Tantas incertidumbres causan estrés.
Una estrategia anti estrés es imaginar el último día en que ocurre el cierre efectivo y por fin termina todo: El project manager ha convocado al patrocinador y a un conjunto representativo de interesados. Ha preparado una presentación PowerPoint que ha ensayado a conciencia. Se ha puesto su mejor traje, ha preparado la sala, el proyector, los interesados ya han llegado, es la hora. Comienza por fin esa ceremonia llamada “cierre del proyecto”. En su cabeza, esta presentación tiene otro título: “Adiós, me voy”.
Hay una película que me parece muy recomendable para aprender a gestionar proyectos. Se titula “Los Lirios del Valle”, con Sidney Poitier, cuyo papel protagonista le valió el Óscar en 1963. Lo que sucede en la película se parece mucho a un proyecto “Construir una Capilla”. Hay escenas que resuenan muy bien con el inicio, los problemas de comunicación, el liderazgo, la resolución de problemas, gestión de expectativas, etc. No obstante, la parte que me parece más elocuente en relación a la gestión de proyectos es sin duda el final: La reunión de cierre. Pulsando aquí pueden ver la escena final de 5 minutos:
Algunas analogías de project management que son reconocibles:
- Proyecto = Construir una Capilla.
- Project Manager = Sidney Poitier.
- Producto del Proyecto = La capilla.
- Sponsor = Madre superiora.
- Interesados representativos = Monjas.
- Pre-requisito para el cierre = Todo está terminado.
- Ceremonia de Cierre = Reunión de Trabajo = Clase de Inglés = Cantar.
Tal y como ocurre en la escena final, la ceremonia de cierre está cargada de mensajes subliminales. Cuando yo cierro un proyecto, reconozco las siguientes equivalencias entre lo que digo y lo que realmente quiero decir:
- «Presentación de Fin de Proyecto» = “Adiós, me voy”.
- «Logros e hitos alcanzados» = “No me queda nada por entregar y lo tengo todo aceptado”.
- «La documentación del proyecto se puede acceder en esta carpeta, estas son las siguientes fases» = “El producto entra en fase de operación, ya no es un proyecto, yo no seré el responsable”.
- «¿Dudas o aclaraciones?» = “Quien tenga algo que decir, que hable ahora o calle para siempre”.
Para mí, esta es la reunión más trascendente del proyecto. Debo gestionarla de la manera más efectiva. No se me ocurre convocarla si aún queda algún entregable por aceptar, o algún requisito no satisfecho. Aunque lo tenga todo aceptado, sé que no es suficiente. Tengo que escenificarlo para que inequívocamente se sepa que he terminado. A partir de esta reunión, los interesados deben saber que ya no tienen derecho a pedir más cambios.
Imaginen que la capilla se ha entregado satisfactoriamente. En la última fase del proyecto, incluso se ha dado seguimiento a la celebración de varias misas, comprobando que todo funciona a la perfección. El sacerdote está encantado, así como las monjas, la madre superiora y los parroquianos. Técnicamente, se han cumplido todas las especificaciones. Todos aprecian la calidad de la construcción y el valor que supone que ya no haya que celebrar las misas al aire libre. Los ayudantes voluntarios están felices por el trabajo en equipo realizado, etc.
La reunión de cierre ha servido para comunicar que el proyecto ha concluido. Sin embargo, antes de que Sidney Poitier salga por la puerta, la madre superiora le dice: Sidney Poitier, debes saber el producto es perfecto, pero el proyecto ha sido un fracaso. Has tenido mal desempeño como project manager profesional y ya no volveremos a contar contigo en un siguiente proyecto. ¿Por qué podría decir esto la madre superiora?
Es posible que el producto del proyecto sea perfecto y sin embargo ocurra que el proyecto sea un fracaso. Esto ocurre cuando termina muy tarde, con mucho sobrecoste, etc. Es decir, cuando no se cumplen los objetivos de gestión. Un project manager profesional trabaja para que en el momento del cierre, se cumpla el objetivo de plazo, coste, financiación, calidad, alcance, expectativas cumplidas, equipo cohesionado y sinérgico, subcontrataciones cerradas, el producto transferido, el valor entregado y los objetivos de negocio conseguidos.
