Cuando todo el trabajo ha terminado, es decir, los entregables han sido aceptados, los contratos se han cerrado, el equipo de proyecto se ha disuelto, el producto del proyecto (producto, servicio, o resultado final) ha sido transicionado correctamente a operaciones, impartiendo actividades de formación, etc., todavía queda trabajo por hacer: Hay que formalizar de forma efectiva el cierre del proyecto.
Después de terminar los trabajos técnicos, hay que formalizar de forma efectiva el cierre del proyecto.
Durante el proceso de cierre del proyecto o la fase, PMPeople puede facilitar la comunicación efectiva con los interesados, especialmente sensibles cuando el proyecto termina porque saben que ya no tendrán derecho a pedir más cambios y deben asegurarse de que todos sus requisitos se han satisfecho. El Project Manager profesional sabe que su desempeño será juzgado en el momento del cierre del proyecto o fase: será evaluado como buen profesional solo si se han cumplido los objetivos de gestión del proyecto.
Los proyectos se inician para concluir antes de una fecha prefijada. Además del objetivo temporal, hay otros no menos importantes, como son terminar sin exceder un presupuesto, entregando unos productos determinados y no otros, consiguiendo que el producto sea “bueno” desde el punto de vista del cliente, etc. Si puede durar indefinidamente, llamémoslo operación, no lo llamemos proyecto. El rasgo más distintivo a un proyecto es que debe terminar.
Es posible que el producto del proyecto sea perfecto y sin embargo ocurra que el proyecto sea un fracaso. Esto ocurre cuando termina muy tarde, con mucho sobrecoste, etc. Los proyectos fracasan cuando no se cumplen los objetivos de gestión. Un project manager profesional trabaja para que, en el momento del cierre, se cumplan los objetivos de plazo, coste, financiación, calidad, alcance, expectativas cumplidas, equipo cohesionado y sinérgico, subcontrataciones cerradas, el producto transferido a operaciones, el valor entregado y los objetivos de negocio superados hasta este momento.
Aunque cada objetivo de gestión del proyecto sea muy importante, todos los proyectos deberían orientarse al valor. Sin embargo, las organizaciones suelen preocuparse más por la duración y el coste. Mientras el proyecto se está ejecutando, los altos ejecutivos solo pueden quejarse de lo mucho que está costando. Mientras el proyecto está en ejecución, solo se generan flujos negativos de caja. Contablemente, los proyectos son inversiones que consumen recursos, pagan subcontrataciones, compran activos, y causan otros muchos gastos. Los flujos de caja positivos tendrán lugar después de que el proyecto termine: entonces se podrá calcular si se cumplirá el retorno de la inversión en el número previsto de años.
Igualmente, los project manager profesionales también suelen preocuparse más por la duración y el coste. Cuando un proyecto fracasa porque no entrega el valor esperado, esto se debe normalmente al contexto organizacional. Cuando un proyecto fracasa porque termina muy tarde o con mucho sobrecoste, habitualmente se culpa al project manager, lo cual no es justo, pero es una realidad con la que tenemos que vivir. Ningún directivo lo confesará abiertamente, pero la principal razón por la que las organizaciones quieren un project manager al mando de un proyecto es para culparle si termina tarde o con sobrecoste.
El project manager realiza, entre otras, las siguientes actividades de cierre:
- Alcance: Obtener la aceptación final de los interesados sobre los entregables del proyecto, para confirmar que el alcance del proyecto y los entregables se han completado.
- Transferencia: Transferir la gestión de los entregables a los interesados asignados, de acuerdo con el plan del proyecto, para facilitar el cierre del proyecto.
- Cierre formal: Obtener el cierre financiero, legal y administrativo, usando prácticas y políticas comúnmente aceptadas para comunicar el cierre formal del proyecto y asegurar la transferencia de responsabilidades.
- Informe final: Preparar y compartir el informe final del proyecto, de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones, para documentar y transmitir el desempeño del proyecto y facilitar la evaluación del mismo.
- Lecciones aprendidas: Comparar las lecciones aprendidas documentadas a lo largo del proyecto y dirigir una revisión completa del proyecto, para actualizar la base de conocimiento de la organización.
- Archivo: Archivar los documentos y materiales del proyecto, usando prácticas comúnmente aceptadas, para cumplir los requisitos estatutarios y para posible uso futuro en proyectos y auditorías.
- Retroalimentación: Obtener retroalimentación de los interesados relevantes, usando técnicas y herramientas apropiadas, siguiendo el plan de involucración de los interesados para evaluar su satisfacción.
En PMPeople, cualquier persona que gestione el proyecto puede acceder fácilmente a la información de cierre en la pestaña CIERRE. Esta pestaña permanece accesible a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, no solo durante la fase de cierre. Si el proyecto se encuentra en los estados “cierre” (ya no se admiten imputaciones) o “archivado” (ya no se admiten cambios) esta pestaña se abre por defecto al entrar en el proyecto. El menú de esta pestaña ofrece dos opciones:
- El informe de cierre se puede acceder en la opción Informe de Cierre.
- El registro de lecciones aprendidas se actualiza en la opción Registro de Lecciones Aprendidas.
A continuación, se enumeran algunas notas de la implementación del informe de cierre en PMPeople:
El informe de cierre de proyecto generado en línea ahorra mucho tiempo a empresas que tienen que pasar auditorías ISO en sus proyectos, especialmente en estos tiempos en que las auditorías se realizan en remoto. Sin embargo, el principal valor es que los gestores pueden ir viendo el informe final en tiempo real, mientras el proyecto está en curso. Gestionar “con el fin en la mente” estimula la gestión profesional de los proyectos.
El Project Manager (PM), u otro rol gestor equivalente (Program Manager, Portfolio Manager, PMO Supportive, PMO, Requester y Sponsor), pueden visualizar la información del informe de cierre del proyecto en CIERRE > Informe de Cierre.
En esta sección se pueden realizar las funciones que se describen a continuación.
Función 1) Editar el enlace de acceso a la carpeta del dossier con la documentación final. Función 2) Descargar el informe de cierre como fichero PDF:
Función 3) Editar un texto con los comentarios finales sobre el desempeño del proyecto:
Función 4) La sección Resumen del Proyecto muestra la información del cliente, resumen del alcance, cambios aprobados, fechas e hitos globales del proyecto:
Función 5) La sección Libro del Proyecto muestra información sobre el margen financiero, y sobre cada paquete de trabajo, incluyendo la tarea resumen del proyecto, información sobre el desempeño del alcance, el cronograma y el coste:
Función 6) La sección Cuaderno de Bitácora muestra incidentes y comentarios ordenados cronológicamente:
Función 7) La sección Retroalimentación muestra todas las retroalimentaciones sobre el proyecto provenientes de los interesados, los solicitantes y los patrocinadores, ordenadas cronológicamente:
Este vídeo muestra cómo gestionar los informes de fin de proyecto con PMPeople:
Informes de Cierre en PMPeople
PMPeople es la herramienta para la Economía de Proyectos. En todas las organizaciones, de cualquier tipo, se gestionan proyectos, programas y portafolios con el objetivo de transformar las ideas en realidad. Las organizaciones están experimentando una «proyectización» creciente y necesitan profesionales de proyectos capaces de rendir cuentas, ser predecibles y, en última instancia, responsabilizarse de alcanzar el éxito en cada proyecto.
Cualquier sistema de información que facilite el registro de las lecciones aprendidas en proyectos, debería satisfacer, entre otros, los siguientes requisitos principales:
PMPeople es una tecnología diseñada para facilitar la colaboración entre profesionales de proyectos a través de roles definidos. Su primera versión comercial se lanzó en abril de 2018. Esta plataforma está dirigida a PMOs y profesionales de proyectos, quienes pueden reducir significativamente la burocracia a través de la colaboración. Ofrece 12 roles que permiten trabajar en equipos dedicados a proyectos, programas y portafolios, todo ello en un entorno en la nube.
PMPeople no se limita a seguir simples flujos de trabajo, cadenas de supervisión, procesos o plantillas documentales, sino que fomenta la interacción genuina entre las personas. Los directores de proyectos tienen la capacidad de gestionar proyectos de múltiples organizaciones, aplicando marcos de gestión predictivos y ágiles. Los interesados pueden supervisar múltiples proyectos y proporcionar realimentación a través de la aplicación móvil. Los miembros del equipo pueden saber con quién deben colaborar, qué tareas deben realizar, pueden enviar comentarios, registrar horas de trabajo, gastos, etc.
PMPeople se diseñó para unificar la gestión profesional de los proyectos de las organizaciones, destacándose por los siguientes puntos:
- Diseñada por y para project managers profesionales, siguiendo los estándares de gestión de proyectos profesional.
- Productividad en línea (menos reuniones, menos documentos, menos flujos) por colaboración distribuida entre 12 roles especializados: Dueño de la Organización; 6 roles para la gestión de la demanda y 5 roles para la gestión del suministro.
- Aplicación freemium (uso gratuito por tiempo ilimitado, pago por uso) con usabilidad equivalente por web y por la aplicación móvil.
Comience a usar PMPeople gratis, sin límite de tiempo, sin límite de usuarios. En las organizaciones premium solo tienen coste los gestores. Algunos roles (interesados, team members, patrocinadores y gestores de recursos) son siempre gratis. Podrá añadir o reducir usuarios premium según las necesidades reales de su organización. En todo momento, tendrá acceso a nuestro soporte en línea, interactivo. Nuestros servidores se encuentran dentro de la UE. Si lo prefiere, el software puede quedar alojado en sus instalaciones.
