Un project manager profesional debe medir el desempeño del proyecto regularmente, y tomar acciones correctoras para ajustar la gestión, a fin de reducir las desviaciones. En este vídeo de 7 minutos lo explicaba brillantemente nuestra querida Rita Mulcahy:
Es decir, en reuniones de seguimiento del proyecto, donde hemos de rendir cuentas ante un comité de seguimiento del proyecto, proponemos acciones correctoras para reducir las desviaciones: Medir y ajustar regularmente, comparando el desempeño real contra el esperado. Tomar decisiones cuando hay tiempo y tenemos opciones. Esas son las claves para cumplir los objetivos de gestión del proyecto. Medir y ajustar regularmente es clave para terminar el proyecto en plazo y en coste.
Si hoy acumulamos un sobrecoste de 10.000€, ¿cómo podremos ahorrar 10.000€ para terminar sin sobrecoste? Si hoy prevemos un retraso final de 3 semanas, ¿en qué actividades podremos adelantar 3 semanas para terminar en plazo?
Un buen project manager tiene el hábito de rendir cuentas periódicamente y tomar acciones correctoras para reducir las desviaciones, cuando aún está a tiempo, sus opciones siguen abiertas, es posible negociar acuerdos, etc. Sabe que si no realiza seguimientos, con altísima probabilidad, su proyecto terminará tarde y con sobrecoste, y los jefes le culparán.
Quizá el atributo que más diferencia a un project manager profesional de otro que no lo es (aquel que gestiona el proyecto simplemente coordinando tareas, según surgen) es que el profesional rinde cuentas a un comité de seguimiento periódicamente. Con la excusa de informar cómo va el proyecto, este profesional está consiguiendo algo muy importante para llevar a cabo su trabajo: involucrar a los interesados clave en los problemas y buscar con ellos la solución. Imaginemos un project manager profesional que prevé un potencial problema que puede causar sobrecoste o retraso en su proyecto. La forma correcta de tratar esto no es decidiendo por su cuenta, o solo con la ayuda de su equipo de gestión. Lo correcto sería tratar el riesgo en la siguiente reunión de seguimiento, apoyándose en un documento llamado “informe de seguimiento”, sugerir varias respuestas y esperar que los miembros del comité de seguimiento se pronuncien. Si finalmente el riesgo se materializa, ya no será solo culpa suya.
Veamos cómo se hace esto en la práctica. Centrémonos en cómo cumplir el objetivo de la gestión del cronograma: ¿Cómo podemos controlar que el proyecto termine a tiempo?
Lo primero que hay que saber, es que terminar dentro del plazo previsto no va a ocurrir por casualidad. Hay que hacer seguimientos periódicos y comparar las fechas reales con las que deberían ser. En cada reunión de seguimiento, se pueden medir las desviaciones acumuladas hasta la fecha y el pronóstico a la conclusión. En el informe de seguimiento del proyecto se pueden proponer acciones correctoras para reducir esas desviaciones.
La gestión profesional del cronograma consiste en involucrar a las personas en los problemas (principalmente a los miembros del comité de seguimiento del proyecto, o a la PMO, o a quien represente al órgano de gobierno ante el cual debe rendir cuentas el equipo gestor) y buscar con ellos las soluciones. Si llevamos 10 días de retraso, ¿cómo podemos comprimir esos 10 días en lo que queda de proyecto? ¿Pueden aplicarse técnicas como crashing o fast-tracking? ¿Se podría reducir el alcance proponiendo que ciertas actividades pasen a la siguiente fase?
Un project manager profesional debe estar familiarizado con la terminología de gestión del cronograma. Los interesados pensarán que el project manager no es buen profesional si no aplica correctamente las técnicas de monitorización y control del cronograma.
La buena noticia es que estas técnicas están estandarizadas. Básicamente hay que saber que, para controlar el cronograma del proyecto, hay que controlar las fechas de las actividades individuales.
Las actividades son las líneas de más bajo nivel en el diagrama de Gantt.
Específicamente, hay que monitorizar 3 parejas de fechas por cada actividad, a saber:
- Baseline Start y Baseline Finish nos dicen las fechas aprobadas de comienzo y fin.
- Actual Start y Actual Finish sirven para registrar los días de comienzo y fin reales.
- Start y Finish se utilizan para anotar nuestra mejor estimación de cuándo las actividades deberían comenzar y finalizar. Deben actualizarse siempre que tengamos mejor información sobre las fechas previstas para una actividad. Cuando las fechas reales toman valores, simplemente hay que copiarlos aquí. Por ejemplo, si una actividad ya ha comenzado, tendrá un valor en Actual Start. Ese mismo valor hay que copiarlo en Start, pues no tiene sentido mantener que nuestra mejor estimación es que la actividad debería comenzar el jueves (Start=jueves) cuando realmente ya comenzó el lunes pasado (Actual Start=lunes).
Veamos esto más detenidamente con un ejemplo sencillo, a través de 5 secuencias en la gestión de un proyecto:
Reunión de kick-off
Imaginemos que tenemos este proyecto. Por simplificar supongamos que el plazo objetivo son 10 días, comenzando el lunes día 1 de enero y terminando el viernes día 12 de enero:
Es difícil gestionar el cronograma como un todo, hay que dividirlo en actividades. Otra vez por simplificar, supongamos solo dos actividades A1 y A2, de 5 días de duración cada una, con una dependencia Finish-to-Start. La actividad A2 depende de A1: debe terminar A1 para comenzar A2. A1 termina el viernes 5 y A2 comienza el lunes 8.
En este momento ya podemos anotar los días de comienzo y fin que se supone que debería cumplir cada actividad. Lógicamente, si controlamos que las actividades van comenzando y terminando en esas fechas, vamos controlando que el proyecto terminará en plazo.
Imaginemos que celebramos la reunión de lanzamiento del proyecto, o kick-off meeting, y la planificación del cronograma convence a los principales interesados: es el momento de grabar la línea base del cronograma del proyecto.
Esta será la referencia que utilizaremos para comparar con la información real. Grabar la línea base es como “sacarle una foto” a las fechas del proyecto. En la figura puede comprobarse que, al grabar la línea base del cronograma, los valores Baseline Start y Baseline Finish toman los valores de Start y Finish.
Primera Reunión de Seguimiento
Imaginemos que celebramos nuestra primera reunión de seguimiento del proyecto el día 2. Podemos decir que la fecha de estado es el día 2.
Como puede apreciarse en la figura, ocurre que aún no han comenzado los trabajos de la primera actividad y hay que reprogramarla: se estima que comenzará el día 3. Estimamos que seguirá durando 5 días, por lo que debería concluir el día 9. Por tanto, nuestra mejor estimación para Start y Finish de A1 son los días 3 y 9, respectivamente.
Comparando contra la línea base, puede comprobarse visualmente la desviación acumulada de 2 días para A1. La fórmula para la desviación temporal a la conclusión es: Finish Variance = Finish – Baseline Finish = 2.
La actividad A2 también se desplaza porque debe empezar después de que termine A1, es decir, el día 10, pero ajustamos para que no dure 5 días sino 3, por lo que nuestra mejor estimación para Finish de A2 sigue siendo el día 12 y el proyecto no sufrirá retraso a la conclusión (Finish = 12 y Baseline Finish = 12).
Segunda Reunión de Seguimiento
Celebramos nuestra segunda reunión de seguimiento el día 4. Supongamos que la actividad A1 ha comenzado efectivamente el día 3. Podemos decir que Actual Start es el día 3. El resto de la programación la mantenemos igual.
Si actualizamos la información de abajo arriba, para el proyecto tenemos la siguiente información. Start = Actual Start = día 3, Finish = día 12.
Por otro lado, cuando hay avances reales, como es el caso de A1 que ya ha comenzado, se suele indicar el grado de avance sobre cada actividad y también del proyecto. Aquí se utiliza un indicador llamado %Complete, o grado de avance temporal, que se obtiene dividiendo los días reales de avance completado entre la duración total. Cuando una actividad termina, Finish = Actual Finish, y %Complete=100%.
En nuestro caso, si A1 ha avanzado 2 días sobre 5, entonces %Complete = 40%. Por lo que se refiere al proyecto, habría que dividir 2 días entre 8, obteniendo el 25% de avance que muestra la figura.
Tercera Reunión de Seguimiento
Vayamos ahora a la tercera reunión de seguimiento, el día 9. Informamos que A1 terminó el día 8, un día antes de lo previsto en el seguimiento anterior. A2 ha avanzado 1 día y seguimos estimando que terminará el día 12. Es decir, ajustamos la estimación para que no dure 3 días, como se dijo en el seguimiento anterior, sino 4.
La información resumida del cronograma para el proyecto no cambia en cuanto a fechas. Sí podemos actualizar que el grado de avance del proyecto completo es del 63%: A1 está completada y A2 ha avanzado 1 día sobre 4, luego %Complete = (4*100%+4*25%)/(4+4) = 5/8 = 63%.
Reunión de Cierre
Veamos ahora el informe de cierre: El proyecto terminó el día 11, un día antes de lo previsto, porque la actividad A2 ahorró otro día más.
A continuación puede ver un pequeño resumen en vídeo (8,5 min):
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