Practicando la Guía del PMBOK® 7ª edición con PMPeople 

La nueva edición de la Guía del PMBOK® ya no está basada en áreas de conocimiento, sino en 8 dominios de desempeño que describen las actividades más importantes para conseguir resultados valiosos en el proyecto. También ha cambiado la nueva versión del estándar ANSI de gestión de proyectos de PMI, que ya no se basa en 49 procesos, sino en 12 principios que sirven para orientar el comportamiento del project manager profesional.

Estos cambios me parecen muy acertados por varias razones:

• El project manager profesional necesitaba referencias más cercanas a la práctica de su día a día. Dominar los procesos estandarizados de gestión de proyectos siempre será necesario para que el project manager profesional estructure sus conocimientos, pero es muy poco habitual que gestione su proyecto aplicando directamente estos procesos. Por ejemplo, sabemos que para obtener la línea base del cronograma hay que definir las actividades, secuenciarlas, estimar los recursos, las duraciones y ajustar el modelo para cumplir las restricciones, pero rara vez seguimos estos pasos linealmente, sino que hacemos todo a la vez usando una herramienta de scheduling. En todo caso, es recomendable dominar los procesos, entradas, salidas, técnicas y herramientas de los 49 procesos, especialmente para no “reinventar la rueda”: Todo lo que necesita saber el project manager ya está inventado.
• La Guía del PMBOK® había crecido desproporcionadamente. Se parecía más a un manual de estudio que a un cuerpo de conocimiento. Daba la impresión equivocada de que todo el conocimiento necesario para gestionar cualquier proyecto estaba incluido en la guía, siendo este un requisito imposible de cumplir, especialmente cuando hablamos de proyectos adaptativos. Al estar todo el contenido tan centrado en procesos, pocos lectores entendían que la guía es un framework, no un método.
• Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas. La gestión profesional de proyectos de hoy día ya no es eficaz si se realiza de forma aislada (un equipo que lo hace todo) o puntual (reuniones, informes). Las demandas de colaboración entre los diferentes interesados deben satisfacerse continuamente para lograr los objetivos de gestión del proyecto (entrega de valor, calidad, alcance, tiempo, coste, etc.). En este mundo hiperconectado, con una economía cada día más proyectizada, las personas necesitan colaborar en línea para tomar decisiones informadas y proponer acciones proactivamente. Los proyectos necesitan este tipo de colaboración distribuida, especialmente. Las organizaciones tienen cada vez mayor interés en dotar a los proyectos de mecanismos ágiles de transparencia sobre el estado de los proyectos, evitando la burocracia de preparar documentos o mantener reuniones de seguimiento presenciales. Para liderar la economía de proyectos, las organizaciones deben aligerar los procesos de gestión: minimizar la burocracia, los flujos de aprobación, la documentación, las reuniones presenciales, etc. Los profesionales de la economía de proyectos deben dominar las habilidades sociales (power skills). El éxito de los proyectos depende cada día más de la comunicación oportuna entre las personas que colaboran en los mismos. Era necesario cambiar el enfoque de la guía y del estándar a resultados y principios, respectivamente.

En la economía de proyectos, muchos interesados del proyecto querrán influir en su desarrollo sin tener que reunirse a cada momento con el project manager. También se espera que los miembros del equipo, que cada vez es menos frecuente que trabajen juntos en la misma sala, comenten proactivamente sobre posibles problemas, conflictos, necesidades, alternativas, etc. El project manager ya no es buen profesional si se limita a seguir instrucciones, o cumplir órdenes. Su proactividad es requerida para gestionar riesgos, modelar requisitos, evitar retrasos, reducir sobrecostes, maximizar el valor, etc. Tampoco se pretende que el project manager sea el único que gestione el proyecto. El proyecto también se gestiona en equipo.

Recientemente he sido asignado como interim project manager a un proyecto software con el equipo repartido entre Reino Unido, Colombia e India. Teniendo fresca todavía mi primera lectura de la nueva edición de la Guía del PMBOK, el webinar de PMI Madrid y los clarificadores vídeos de Ricardo Vargas, he tratado de iniciar este proyecto tratando de aplicar los conceptos. Como decía Stephen R. Covey: “Aprender y no hacer, en realidad no es aprender. Saber y no hacer, en realidad es no saber.”

To learn and not to do is really not to learn. To know and not to do is really not to know. –Stephen R. Covey

Después de superar la primera reunión de seguimiento, me he convencido de que puedo seguir los principios más fácilmente porque tengo el hábito de mantener la información actualizada en PMPeople y, por otro lado, puedo demostrar los resultados de gestión al resto de interesados porque ellos mismos pueden encontrar la información que necesitan en PMPeople. Cada vez veo más nuestra herramienta PMPeople como esa “correa de transmisión” para mover los engranajes de la gestión profesional en la economía de proyectos.

Seguir los 12 Principios con PMPeople

PMPeople puede verse como un marco tecnológico para aquellos profesionales que quieren seguir la nueva versión del PMBOK: Como project manager profesional, puedo seguir los 12 principios más fácilmente porque tengo el hábito de actualizar la información de gestión en PMPeople. Como interesado, puedo comprobar el buen o mal desempeño del proyecto en los 8 dominios porque encuentro las evidencias directamente en PMPeople.

Veamos cómo PMPeople me ayuda a seguir los 12 principios del estándar para la gestión de proyectos:

1. Ser un Administrador diligente, respetuoso y cuidadoso: “Los administradores actúan de manera responsable para llevar a cabo las actividades con integridad, cuidado y confiabilidad, mientras mantienen el cumplimiento de las pautas internas y externas. Demuestran un amplio compromiso con los impactos financieros, sociales y ambientales de los proyectos a los que prestan soporte”. En PMPeople, el project manager puede modelar fielmente los elementos del proyecto, publicar información y documentos con los niveles de seguridad adecuados, vigilar si el proyecto sigue alineado con la entrega de valor, si sigue cumpliendo el caso de negocio, etc.
2. Crear un entorno Colaborativo para el equipo del proyecto: “Los equipos de proyecto están conformados por personas que poseen diversas habilidades, conocimiento y experiencia. Los equipos de proyecto que trabajan colaborativamente pueden lograr un objetivo compartido de manera más efectiva y eficiente que las personas que trabajan por su cuenta”. En PMPeople, el project manager hace saber a los team members cuál es su contribución dentro del alcance global, qué compañeros están asignados juntos, quiénes están en el equipo ampliado. Los team members pueden registrar sus comentarios de forma anónima, sus estados anímicos para las retrospectivas, etc.
3. Involucrar eficazmente a los interesados: “Involucrar a los interesados de manera proactiva y en la medida necesaria para contribuir al éxito del proyecto y la satisfacción del cliente”. En PMPeople, el project manager puede mantener un registro de interesados para gestionar sus expectativas. Los interesados pueden ver la información de inicio y seguimiento del proyecto. Pueden solicitar cambios y trasladar comentarios y feedback sobre el proyecto y los team members.
4. Enfocarse en el Valor: “Evaluar y ajustar continuamente la alineación del proyecto con los objetivos de negocio y con los beneficios y el valor previstos”. En PMPeople, el project manager puede editar y compartir información del project charter y del business case. Cada proyecto tiene un valor numérico indicando su importancia relativa en el programa, portafolio o área de negocio. En los seguimientos (especialmente en las revisiones de puerta de fase), el project manager puede comprobar que el proyecto sigue alineado con la entrega de valor .
5. Reconocer, evaluar y responder a las interacciones del Sistema: “Reconocer, evaluar y responder a las circunstancias dinámicas dentro y alrededor del proyecto de una manera holística con el fin de afectar positivamente el desempeño del mismo”. Los proyectos no ocurren aisladamente. En PMPeople, el project manager puede incluir su proyecto dentro de un programa y/o uno o varios portafolios. También puede conectar el proyecto con otros predecesores o con proyectos subcontratados.
6. Demostrar comportamientos de Liderazgo: “Demostrar y adaptar comportamientos de liderazgo para apoyar las necesidades individuales y de equipo”. En PMPeople, el project manager puede explicar a cada persona cuál es su papel dentro del equipo, y puede “darles voz” si necesitan trasladarle algún comentario (que puede ser anónimo) o bien registrar anónimamente cómo sienten que se desarrolla el equipo día a día (happiness index).
7. Adaptar en función del contexto: “Diseñar el enfoque de desarrollo del proyecto basado en el contexto del proyecto, sus objetivos, los interesados, la gobernanza y el entorno utilizando los procesos estrictamente necesarios para lograr el resultado deseado, maximizando el valor, gestionando el coste y mejorando la velocidad”. En PMPeople, el project manager no tiene que seguir flujos de trabajo estrictos. Debe elegir técnicas, herramientas y procesos dentro de un marco adaptable al proyecto y a la organización. Puede integrar herramientas para gestionar documentos, tareas, conversaciones, informes, etc.
8. Incorporar la Calidad en los procesos y los entregables: “Mantener un enfoque en la calidad que produzca entregables que cumplan con los objetivos del proyecto y se alineen con las necesidades, usos y requisitos de aceptación establecidos por los interesados relevantes”. En PMPeople, el project manager puede registrar, las lecciones aprendidas cuando ocurren, las evidencias para generar automáticamente los informes requeridos en la norma ISO 9001, etc.
9. Navegar en la Complejidad: “Evaluar y navegar continuamente por la complejidad del proyecto para que los enfoques y planes permitan al equipo navegar con éxito por el ciclo de vida del proyecto”. En PMPeople, el project manager puede dividir los planes estratégicos en portafolios, los portafolios en programas y proyectos, los proyectos en paquetes de trabajo y los paquetes de trabajo en entregables, requisitos, tareas, los proyectos pueden subdividirse entre distintos equipos, etc. El propietario del proyecto no es el project manager, sino la organización ejecutora. El project manager debe “implicar a los demás en los problemas y buscar con ellos las soluciones”.
10. Optimizar las respuestas a los Riesgos: “Evaluar continuamente la exposición al riesgo, tanto de oportunidades como de amenazas, con el fin de maximizar los impactos positivos y minimizar los impactos negativos en el proyecto y en los resultados”. En PMPeople, el project manager puede mantener actualizado y compartir el registro de riesgos. Puede resumir los riesgos más importantes en cada reunión de seguimiento.
11. Adoptar la adaptabilidad y la Resiliencia: “Incorporar la adaptabilidad y la resiliencia en la organización y en el equipo para que el proyecto pueda acomodar los cambios, recuperarse de los reveses y avanzar en el trabajo”. En PMPeople, el project manager puede registrar la situación del proyecto en cada fecha de seguimiento para involucrar a los directivos. Ellos pueden ayudar a medir y pronosticar el desempeño, anticipar problemas, tomar acciones preventivas o correctoras, etc.
12. Permitir el Cambio para lograr el estado futuro previsto: “Preparar a los afectados para que adopten y mantengan los nuevos comportamientos y procesos para transicionar desde el estado actual al estado futuro producido por los resultados del proyecto”. En PMPeople, el project manager puede involucrar a un número ilimitado de interesados. Los interesados pueden dar seguimiento al proyecto desde la web o desde el móvil. Los interesados pueden unirse al proyecto de manera proactiva.

Demostrar los 8 Dominios de Desempeño con PMPeople

Como interesado, puedo comprobar el buen o mal desempeño del proyecto en los 8 dominios porque encuentro las evidencias, al nivel de desglose de cada paquete de trabajo del proyecto, directamente en PMPeople.

1. Interesados: “En el proyecto hay que mantener una relación productiva con los interesados, asegurando su nivel de involucración adecuado. Los interesados favorables al proyecto deben quedar satisfechos, y los que se oponen no deberían impactar negativamente”. En PMPeople, el project manager puede actualizar el registro de interesados indicando el nivel de involucración (desconocedor, reticente, neutral, partidario y líder), atender los cambios que soliciten, sus comentarios, sus retroalimentaciones, etc. El project manager puede decidir acciones concretas con interesados revisando el registro de interesados, el registro de problemas, el registro de comentarios y el registro de cambios.
2. Equipo: “El proyecto requiere un equipo de alto rendimiento, empoderado, resiliente y alineado con los objetivos. Deben responsabilizarse de los entregables y los resultados en un entorno colaborativo, basado en la confianza mutua”. En PMPeople, el project manager puede explicar los resultados esperados a los team members, leer sus comentarios (que pueden ser anónimos), aprobar imputaciones de horas y gastos, etc. Los team members pueden ver sus asignaciones, completar tus tareas, saber quiénes son sus compañeros, actualizar un team charter, aportar comentarios para el project manager, información para las retrospectivas, leer las retroalimentaciones de los gestores y del resto de interesados, etc.
3. Enfoque de Desarrollo y Ciclo de Vida: “El proyecto debe seguir un ciclo de vida (predictivo, adaptativo, o híbrido) que sea consistente con el enfoque de desarrollo de los entregables. Las diferentes fases del ciclo de vida deben facilitar la gobernanza y permitir la cancelación anticipada si dejan de satisfacerse los criterios estratégicos”. En PMPeople, el project manager puede indicar la fase de gestión del proyecto (inicio, planificación, ejecución o cierre) y la fase técnica usada en el área de negocio. El project manager puede gestionar proyectos predictivos, adaptativos e híbridos, publicando información regular del progreso en los sucesivos seguimientos.
4. Planificación: “El project manager sabe con antelación qué hay que hacer la próxima semana, el próximo mes, cómo se sabrá que se ha terminado, etc. El modelo de planificación es completo, incluyendo todos los componentes necesarios para satisfacer las expectativas de los interesados, y se elabora progresivamente a medida que se tiene mejor información”. En PMPeople, el project manager puede practicar la planificación gradual del alcance, cronograma, coste, financiación, recursos, entregables, requisitos, tareas, etc.
5. Trabajo del Proyecto: “El desempeño del proyecto se monitoriza de forma efectiva mediante informes de seguimiento. Se asegura que se siguen procedimientos ajustados para garantizar la calidad. La comunicación con los interesados permite satisfacer sus necesidades de información. Se gestionan apropiadamente las subcontrataciones y la utilización de los recursos físicos. En los proyectos predictivos, se controlan los cambios. En los proyectos adaptativos, se actualiza la lista de funcionalidades. El equipo es capaz de minimizar el retrabajo y optimizar su velocidad”. En PMPeople, el project manager puede registrar seguimientos periódicos, gestionar las adquisiciones, la documentación, los comentarios, los cambios, lecciones aprendidas, retrospectivas, etc. El project manager puede controlar el trabajo en proyectos ágiles y proyectos subcontratados.
6. Entrega: “El proyecto ha de justificar su alineamiento dentro de la organización y del negocio, entregar los beneficios conforme a un plan preestablecido, entregar productos conforme a los requisitos y cumplir las expectativas de los interesados que validan los entregables”. En PMPeople, el project manager puede documentar el project charter y el business case, gestionar entregables, requisitos, etc. El project manager puede medir la satisfacción de los interesados a partir de sus comentarios, cambios solicitados y retroalimentaciones.
7. Medición: “En cada fecha de seguimiento, el proyecto debe permitir la evaluación del estado y la medición de ciertos indicadores de desempeño para que los gestores puedan tomar decisiones oportunas e informadas que permitan corregir las desviaciones”. En PMPeople, los gestores pueden comprobar el desempeño en cada fecha de seguimiento contra las líneas base. Cierta información de seguimiento se ofrece también a los interesados. Las organizaciones confiables pueden certificar los seguimientos en blockchain.
8. Incertidumbre: “El equipo de dirección del proyecto debe mantenerse alerta para anticiparse a las oportunidades y las amenazas que puedan favorecer o perjudicar los objetivos del proyecto y la entrega de valor”. En PMPeople, el project manager puede mantener el registro de riesgos y las reservas para contingencias y de gestión. El project manager puede revisar el registro de riesgos de proyectos parecidos: “Los problemas de ayer son los riesgos de hoy”. Los team members pueden comunicar de forma anónima problemas potenciales.

En este vídeo de 23′ explico mis opiniones personales sobre los cambios a la versión 7:

PMPeople es la herramienta para la economía de proyectos. Se diseñó para unificar la gestión profesional de los proyectos de las organizaciones, destacándose por los siguientes puntos:

• Diseñada por y para project managers profesionales, siguiendo los estándares de gestión de proyectos profesional.
• Productividad en línea (menos reuniones, menos documentos, menos flujos) por colaboración distribuida entre 12 roles especializados: Dueño de la Organización; 6 roles para la gestión de la demanda y 5 roles para la gestión del suministro.
• Aplicación freemium (uso gratuito por tiempo ilimitado, pago por uso) con usabilidad equivalente por web y por la aplicación móvil.

Comience a usar PMPeople gratis, sin límite de tiempo, sin límite de usuarios. En las organizaciones premium solo tienen coste los gestores. Algunos roles (interesados, team members, patrocinadores y gestores de recursos) son siempre gratis. Podrá añadir o reducir usuarios premium según las necesidades reales de su organización. En todo momento, tendrá acceso a nuestro soporte interactivo por Slack. Nuestros servidores se encuentran dentro de la UE. Si lo prefiere, el software puede quedar alojado en sus instalaciones.

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