Hoy día, las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) orientadas al valor ya no necesitan procesos. No pueden conseguir que los equipos de proyecto tengan buen desempeño solo por hacerles seguir unos procedimientos o exigirles unos documentos. Tampoco pueden conseguir que los directivos tomen decisiones oportunas simplemente haciéndoles leer informes. Las PMOs que siguen estas prácticas son vistas por la alta dirección como centros de coste. Cuando vienen crisis, estas PMOs son reducidas, externalizadas o eliminadas.

La PMO debe conseguir entregar valor dedicando tiempo a anticipar problemas y gobernar el portafolio de proyectos. La PMO puede llegar a ser mucho más efectiva en el corto plazo, sin tener que incrementar sus recursos, trasladando la carga de gestión a los equipos de proyecto. Esta misión puede comenzar fomentando tres sencillos hábitos en los Project Managers:

1. Los PM generan informes de seguimiento sencillos y frecuentes.
2. Los PM rinden cuentas en reuniones de seguimiento periódicas.
3. Los PM atienden continuamente a múltiples interesados que vigilan el proyecto cuando ellos quieren (el efecto “panóptico”).

1. Informes de Seguimiento Sencillos y Frecuentes

Hipótesis: El control de un proyecto se consigue con informes orientados a “medir y tomar acciones preventivas/correctivas”.

Si los informes son laboriosos y su redacción lleva mucho tiempo, cuando haya trabajo “de verdad” no se harán. Solución: informes online:

• Los hechos significativos de gestión se van actualizando cuando se conocen, y la elaboración del informe cuesta solo unos minutos (copiando el anterior y modificando lo que ha cambiado). Los informes pasados siguen estando accesibles por los interesados.
• La información relevante del estado de cada proyecto (costes, fechas, hitos, riesgos, etc.), debería comunicarse en formato ejecutivo, al nivel de agregación relevante, que tenga sentido informativo para Dirección (menos de 20 paquetes de trabajo), con periodicidad bisemanal o mensual.
• El informe de seguimiento debería ser auto explicativo, rápido de producir y disponible en línea (descargable como pdf, pero también que la información pueda consultarse en línea, en el ordenador o en el móvil).
• El informe de seguimiento es un medio, no un fin, sirve como soporte.

2. Reuniones de Seguimiento Periódicas

Hipótesis: El project governance eficaz se consigue en conversaciones cara a cara con el PM.

El Project Manager rinde cuentas periódicamente a la PMO, aun cuando el proyecto vaya bien:

• La ceremonia del seguimiento no debería ser «enviar un informe que ya se leerá» sino tipo «reunión de seguimiento de 30 minutos», no con el jefe inmediato, sino con la PMO, el PM rindiendo cuentas y los responsables del governance comprendiendo la situación y sugiriendo acciones preventivas o correctoras.
• La ceremonia del seguimiento de proyectos se desarrolla en tres secciones breves:

1. 1. Resumen de los trabajos realizados en el periodo anterior.
   2. Resumen de los trabajos a realizar en el periodo siguiente.
   3. Evaluación del desempeño: Hablar siempre de los riesgos. Proactividad para ofrecer soluciones. Preguntar ¿qué hacemos? en primera persona del prural (recordar que no es el proyecto del PM, es el proyecto de la organización).

3. El Efecto Panóptico

Hipótesis: Si el PM siente muchos ojos vigilando su proyecto, entonces será más efectivo como PM profesional.

La involucración de los interesados guarda relación directa con el éxito del proyecto. El “efecto panóptico” consiste en que los proyectos tengan «ojos vigilantes», que puedan ver el estado del proyecto desde su ordenador o desde su móvil, en cualquier momento y en cualquier lugar:

• La tecnología actual ya permite involucrar en un proyecto a un número ilimitado de interesados, dándoles acceso transparente a la información que están autorizados, para hacer comentarios, dar retroalimentación, solicitar cambios, etc. Sin que lo sepa el PM, los interesados pueden ver el estado del proyecto cuando quieran, desde su ordenador o su móvil. Leen las explicaciones del PM de por qué un paquete de trabajo va retrasado o con sobrecoste, qué problemas ha habido, qué riesgos pueden suceder, etc.
• Los jefes y la PMO pueden controlar la gestión en tiempo real. El PM que siente que hay «ojos vigilantes» tiene el incentivo de explicarse, primero por coherencia «me estoy quejando pero en mi proyecto está todo verde», pero también porque es buena forma de involucrar a Dirección. El PM debe recordar la frase «no es mi proyecto, es de la organización». Cuando salte una crisis, podría decir “en el seguimiento de hace un mes se puede leer que este problema se anticipó y activamos la respuesta al riesgo. En el informe de esta semana se explica que el impacto no ha sido grave”.
• El beneficio en la gestión corporativa de proyectos es claro: los PM se habitúan a gestionar proactivamente los objetivos, sintetizan a nivel ejecutivo, se anticipan a los problemas, etc.

Empoderar a los Project Managers con PMPeople

Con PMPeople, la PMO puede crecer desde ser un centro de coste a liderar la empresa en la Economía de Proyectos.

Muchas PMOs se ven como centros de coste que añaden burocracia a los proyectos. PMPeople facilita que las personas colaboren en gestión de proyectos profesionalmente, en la nube, usando diferentes roles. La PMO puede delegar muchas actividades de gestión, dedicando más tiempo a anticipar problemas y gobernar el portafolio. Con PMPeople, la PMO puede pasar de ser un centro de coste a entregar valor.

La tecnología disponible hoy día ya permite que los proyectos sean accedidos por muchos interesados desde el teléfono móvil, para que les sea cómodo trasladar comentarios, retroalimentación o solicitar cambios sobre el proyecto entero o sobre un paquete de trabajo. Por otro lado, el project manager, o cualquier asistente, puede publicar periódicamente las evidencias de desempeño sin mucho esfuerzo. Estas labores típicamente eran realizadas por el equipo de la PMO de forma ineficiente y burocrática, malgastando tiempo del project manager, miembros del equipo, interesados, etc. La tecnología ya hace posible distribuir de forma efectiva esta carga de gestión para que la PMO pueda centrarse en las decisiones estratégicas y la contribución de valor.

En PMPeople pensamos que la tecnología debería aplicarse intensamente a la gestión profesional de los proyectos. Los directivos necesitan saber, mirando el móvil, si un proyecto concreto tiene problemas, antes de que sea demasiado tarde. PMPeople permite que las personas colaboren en los proyectos proactivamente, usando diferentes roles, dedicando solo el tiempo imprescindible, ahorrando muchas reuniones, informes y documentos en papel que nadie lee. PMPeople facilita que las personas colaboren en gestión de proyectos profesionalmente, en la nube, usando diferentes roles. La PMO puede distribuir muchas actividades de gestión, dedicando más tiempo a anticipar problemas y entregar valor.

PMPeople no se limita a seguir simples flujos de trabajo, cadenas de supervisión, procesos o plantillas documentales, sino que fomenta la interacción genuina entre las personas. Los directores de proyectos tienen la capacidad de gestionar proyectos de múltiples organizaciones, aplicando marcos de gestión predictivos y ágiles. Los interesados pueden supervisar múltiples proyectos y proporcionar realimentación a través de la aplicación móvil. Los miembros del equipo pueden saber con quién deben colaborar, qué tareas deben realizar, pueden enviar comentarios, registrar horas de trabajo, gastos, etc.

PMPeople significa «personas colaborando en gestión de proyectos». Se diseñó para unificar la gestión profesional de los proyectos de las organizaciones, destacándose por los siguientes puntos:

• Diseñada por y para project managers profesionales, siguiendo los estándares de gestión de proyectos profesional.
• Productividad en línea (menos reuniones, menos documentos, menos flujos) por colaboración distribuida entre 12 roles especializados: Dueño de la Organización; 6 roles para la gestión de la demanda y 5 roles para la gestión del suministro.
• Aplicación freemium (uso gratuito por tiempo ilimitado, pago por uso) con usabilidad equivalente por web y por la aplicación móvil.

Comience a usar PMPeople gratis, sin límite de tiempo, sin límite de usuarios. En las organizaciones premium solo tienen coste los gestores. Algunos roles (interesados, team members, patrocinadores y gestores de recursos) son siempre gratis. Podrá añadir o reducir usuarios premium según las necesidades reales de su organización. En todo momento, tendrá acceso a nuestro soporte en línea, interactivo. Nuestros servidores se encuentran dentro de la UE. Si lo prefiere, el software puede quedar alojado en sus instalaciones.

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