A España se le han concedido 140.000 millones de euros en subvenciones provenientes del programa de recuperación con fondos europeos Next Generation EU. Siendo verdaderamente necesarias para nuestra economía estas ayudas, sería muy lamentable que se desaprovecharan, lo que podría ocurrir si faltan proyectos, si se retrasan las concesiones, o si los proyectos se gestionan mal y no logran los objetivos comprometidos. Un reciente informe constataba el riesgo, dado que España no ha tenido buen desempeño en el aprovechamiento de los fondos europeos.

“¿Qué ocurrirá ahora, con un volumen de ayudas cuatro veces mayor? ”

Cabe esperar que las distintas administraciones (estatales, autonómicas y locales) activarán mecanismos para optimizar la gobernanza de los proyectos. También es previsible que las agencias actuales (Enisa, CDTI, Red.es, etc.) dediquen muchos más recursos.

Por otra parte, también es previsible que aparezcan nuevos organismos supervisores públicos, privados y mixtos, así como agencias especializadas de nueva creación.

Todos estos organismos supervisores comenzarán por optimizar la coordinación entre los distintos organismos para agilizar la tramitación de las concesiones. Más adelante, se afrontará el extraordinario problema de las certificaciones.

“Verificar una autovía es relativamente fácil, pero verificar, por ejemplo, que se han instalado 5.000 paneles solares en hogares puede resultar complejo.”

De los 140.000 millones concedidos, 60.000 millones deben quedar comprometidos para ejecutar antes de 2023. Suponiendo una subvención media por proyecto de 600.000 euros, ¿podríamos estimar que habría que comenzar a gestionar unos 100.000 proyectos concurrentes en 2021?

El tratamiento de esta formidable complejidad requiere implementar dos estrategias complementarias:

  • Emplear más project managers para profesionalizar la gestión de los proyectos.
  • Invertir más en tecnología para implantar sistemas de gestión de proyectos, programas y portafolios.

La primera estrategia dará protagonismo al project manager profesional, pero también exigirá cambios en las organizaciones para acelerar la transformación digital, adoptar métodos de gestión avalados por la Unión Europea y para colaborar en los proyectos desde distintos roles.

Por el otro lado, invertir en tecnología de gestión de proyectos fomentará el uso de herramientas PPM, como es el caso de PMPeople. La tecnología disponible en la actualidad permite satisfacer de partida la mayoría de los requisitos no funcionales, como son la escalabilidad (miles de usuarios, miles de proyectos), la seguridad (acceso a documentos confidenciales, copias de respaldo, etc.), la usabilidad (experiencia de usuario, personas con discapacidad, acceso por web y aplicación móvil, etc.), la integración con otras herramientas, etc.

Sin embargo, los retos más importantes para las herramientas PPM tienen que ver con la satisfación de los requisitos funcionales de cada grupo de interesados, especialmente los que consisten en reducir la burocracia (documentos, procesos, publicación de resoluciones, comunicaciones por email, etc.) y facilitar el seguimiento de los proyectos en tiempo real.

Veamos cómo pueden resolverse muchos de estos requisitos funcionales a través de la herramienta PMPeople:

PMPeople significa “Personas colaborando en Gestión de Proyectos”. PMPeople proporciona la tecnología para la transformación digital de las organizaciones en la Economía de Proyectos. Profesionalice la gestión de sus proyectos mediante la colaboración en línea entre personas que usan distintos roles.

PMPeople para ayudar a los Organismos Supervisores

Un organismo puede gestionar la tramitación de miles de ayudas de forma ágil, desde la concesión a la certificación:

  • Las diferentes líneas de ayudas pueden agruparse como portafolios o programas. Ciertas personas del organismo supervisor, usando el rol de portfolio/program manager, pueden controlar fácilmente la lista de proyectos de cada línea de ayudas, en sus diferentes fases, desde la memoria justificativa hasta el cierre. Pueden profundizar en cada uno de los proyectos, pero habitualmente consumen información agregada en cuadros de mando.
  • La concesión de las ayudas puede digitalizarse en gran medida, si los candidatos reciben un código de proyecto privado para que accedan a su proyecto (creado para esa solicitud en la herramienta) con el rol requester. Mientras la ayuda no esté aprobada, el proyecto/solicitud queda en estado “inicio”. Desde el proyecto se puede acceder a una carpeta de ficheros con cierta documentación de partida (bases legales, pantillas, etc.).
  • En otras carpetas, los candidatos pueden ir subiendo los documentos justificativos, pero antes pueden ahorrar mucho tiempo rellenando colaborativamente mucha información estandarizada para iniciar proyectos, como es el acta de constitución, el resumen del caso de negocio, el enunciado del alcance, etc.
  • Si esta información se accede fácilmente en la nube, desde la web o la aplicación móvil, las personas que deban gestionar la decisión de la concesión, usando el rol stakeholder, pueden comentar al solicitante deficiencias o necesidades, sin necesidad de leer documentos finales, aunque también pueden consultarse los documentos, si es necesario. También pueden solicitar cambios oficialmente.
  • La resolución negativa puede expresarse pasando el proyecto a estado “rechazado/archivado”, y el candidato puede leer los documentos con la resolución.
  • La resolución positiva cambia el proyecto de estado “inicio” a estado “en planificación”. El project manager del lado de la empresa puede detallar la financiación concedida en la sección “planificación de la financiación”.
  • El project manager del lado de la empresa puede completar la planificación del alcance, cronograma, costes, riesgos, supuestos, etc. Los artefactos de planificación pueden quedar como documentos versionados sucesivamente si es necesario, pero muchas veces es suficiente planificar en la herramienta. Puede ganarse mucha productividad en gestión de proyectos si colaboramos primero y documentamos después.
  • Cuando el proyecto puede comenzar a consumir recursos y producir gastos, se cambia el proyecto a estado “en ejecución”.
  • Durante la ejecución, el project manager produce seguimientos periódicos, que permiten al organismo supervisor controlar los riesgos y comprobar que los objetivos y los hitos se van cumpliendo. Usando el rol stakeholder, los supervisores pueden solicitar cambios o transmitir comentarios.
  • Ciertos seguimientos pueden asociarse al cumplimiento de hitos, entregas, impactos y objetivos cumplidos, cambios de fase, concesiones de siguientes tramos de la ayuda, etc. Si es necesario, estos hechos relevantes pueden registrarse de forma inalterable en blockchain. Por ejemplo, si el seguimiento en determinada fecha indica que se han instalado 5.000 paneles solares, esta información puede ser verificada por cualquier stakeholder con acceso al proyecto. Si este seguimiento se certifica como documento público en blockchain, entonces ya nunca podrá modificarse ni borrarse.
  • El informe de cierre se puede ir elaborando a medida que avanza el proyecto, de manera que al final no requiera un gran esfuerzo ni se pierda información de gestión ni lecciones aprendidas.
  • El organismo supervisor puede organizar los proyectos en portafolios o programas, pero también en diferentes áreas o departamentos, gestionados por personas con el rol de functional manager.
  • La gobernanza de los proyectos, programas y portafolios suele requerir un equipo centralizado (cubierto con personal interno o subcontratado), usando el rol de PMO.
  • Los supervisores de la Unión Europea pueden acceder a la información de los proyectos que soliciten, permitiendo que se unan proactivamente a través de un código de proyecto privado, o invitándoles como stakeholders.
  • Si se quiere llevar la transparencia al máximo nivel, en línea con las iniciativas de gobierno abierto, este código privado de proyecto se podría facilitar a los ciudadanos que manifiesten interés por seguir un proyecto como stakeholder.

PMPeople para ayudar a las Empresas Perceptoras

El peor escenario para una empresa que recibe una subvención cuantiosa, es cuando el dinero se gasta pero no se consiguen los objetivos comprometidos. En ese caso, debe devolver el dinero de la subvención, más los intereses.

Los proyectos pueden fracasar por muchos motivos, la mayoría de las veces, por gestión deficiente.

Controlar efectivamente el desempeño de un proyecto exige que un project manager profesional lo planifique, realice seguimientos periódicos, vaya cerrando formalmente cada una de las fases, etc. Los demás interesados colaboran con el project manager y acceden a la información en tiempo real para tomar decisiones oportunas informadas.

PMPeople para ayudar a los Consorcios

Otra fuente de complejidad no despreciable será la relación inter-proyecto que ocurrirá entre varias empresas, cuando deben unirse para ejecutar un proyecto. PMPeople puede separar la gestión en diferentes proyectos, en una o varias organizaciones, a través de la funcionalidad de gestión de las adquisiciones.

PMPeople es la herramienta para la economía de proyectos. Se diseñó para unificar la gestión profesional de los proyectos de las organizaciones, destacándose por los siguientes puntos:

  • Diseñada por y para project managers profesionales, siguiendo los estándares de gestión de proyectos profesional.
  • Productividad en línea (menos reuniones, menos documentos, menos flujos) por colaboración distribuida entre 12 roles especializados: Dueño de la Organización; 6 roles para la gestión de la demanda y 5 roles para la gestión del suministro.
  • Aplicación freemium (uso gratuito por tiempo ilimitado, pago por uso, solo pagan los gestores) con usabilidad equivalente por web y por la aplicación móvil.

Comience a usar PMPeople gratis, sin límite de tiempo, sin límite de usuarios. En las organizaciones premium solo pagan los gestores. Algunos roles (interesados, team members, patrocinadores y gestores de recursos) son siempre gratis. Podrá añadir o reducir usuarios premium según las necesidades reales de su organización. En todo momento, tendrá acceso a nuestro soporte interactivo por Slack. Nuestros servidores se encuentran dentro de la UE. Si lo prefiere, el software puede quedar alojado en sus instalaciones.

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