La mayoría de los trabajadores del conocimiento están permanentemente conectados. Están habituados a colaborar sobre objetos en la nube: usan indistintamente su ordenador, tablet, o teléfono móvil, para trabajar concurrentemente, en cualquier momento y desde cualquier lugar, sobre una misma versión del documento, presentación, hoja de cálculo, artículo, diseño web, código software, prototipo, etc. Ya no hace falta instalar aplicaciones, descargar o enviar ficheros, integrar cambios, etc. Todos trabajan juntos sobre la misma versión de la verdad.
Las cosas complicadas no salen bien a la primera. Requieren la colaboración productiva de expertos, pero estos deben enfocarse en lo importante. Gestionar objetos en la nube puede mejorar exponencialmente la productividad y la calidad en el trabajo de estas personas. En la economía de proyectos, también ha llegado el momento de digitalizar la gestión, el conocimiento y las interacciones entre las personas que participan en proyectos, programas y portafolios.
Objetos en la nube para knowledge workers
El ejemplo más sencillo es un documento que debe redactar un grupo de expertos. Como todos tienen una conexión a internet estable, deciden trabajar en un documento de Google. Desde cualquier lugar del mundo, en cualquier momento, de forma asíncrona, cada experto puede editar su parte del documento, controlando los cambios, y hacer comentarios sobre el resto. Toda esta operativa pueden hacerla con el teléfono móvil. Pueden compartir un enlace con otros expertos, para que puedan acceder en modo lectura, permitiéndoles o no hacer comentarios, o editar cambios.
Cuando ya no hay más cambios, lo guardan como documento Word en una carpeta compartida de Google Drive, y le pasan el enlace a un maquetador profesional para que se encargue del formato (cabeceras, pies, índice, referencias, tablas, gráficos, etc.). Los expertos pueden ver la última versión abriendo el mismo enlace, y también podrían revisar las versiones anteriores. En ningún momento hay necesidad de enviar el fichero, hacer copias o integrar cambios.
Al ser un objeto en la nube, las herramientas pueden optimizar la gestión y ahorrar tiempo para que los trabajadores del conocimiento puedan colaborar de manera eficaz y se puedan enfocar en tareas de valor. La calidad puede mejorar continuamente porque los refinamientos sucesivos pueden llegar a ser inmediatos, prácticamente a coste cero.
Ahora imaginemos artefactos más complejos que un documento, como es el caso de un diseño web, o una aplicación software. Muchos equipos de diseño web usan figma para editar y compartir diseños en la nube, balsamiq para compartir prototipos funcionales, etc. Los equipos de desarrollo software usan repositorios en la nube como GitHub, o GitLab.
Las herramientas para gestionar objetos en la nube han avanzado a tal punto, que han proliferado plataformas para contratar a programadores y diseñadores, como upwork, toptal, freelancer, fiverr, behance, dribbble, 99designs, etc. En estas plataformas, programadores y diseñadores se ganan muy bien la vida como profesionales autónomos.
Gestionar proyectos en la nube
La economía de proyectos promueve la autoorganización de los equipos. Estos equipos empoderados tienen estructuras horizontales, democráticas, que fomentan el consenso, la participación, la comunicación bidireccional con mayor número de interesados, y la orientación al valor facultando a los equipos para la toma de decisiones proactiva.
En la economía de proyectos, la colaboración de los interesados debe ser inclusiva, frecuente, proactiva, cada vez más personas siguiendo el mismo proyecto. La tecnología ideal para conseguir esto es el teléfono móvil, pero la gente no suele leer documentos en el teléfono. El modelo para la gestión profesional de los proyectos en la nube no debe ser solo informacional (basado en documentos), sino transaccional: con objetos que los usuarios puedan leer, cambiar, crear y borrar desde su ordenador, tablet o teléfono móvil. Por ejemplo: una asignación, una imputación de horas, un gasto, un hito, un compromiso de comienzo/duración/final/coste, un riesgo, un seguimiento, un cambio, un comentario, una retroalimentación, etc.
Los objetos para gestionar proyectos en la nube no deben ser informativos sino transaccionales.
Los objetos que han de ser gestionados para profesionalizar la gestión de los proyectos en la nube no se reducen a los documentos del proyecto. Gestionar proyectos mediante documentos normalmente se motiva por el cumplimiento normativo, pero no garantiza la anticipación a los problemas, la consecución de objetivos de gestión, ni la entrega de valor.
Muchos proyectos deben entregar un dossier documental para cumplir los requisitos conformidad de la organización. Muchos project managers utilizan los artefactos documentales también para gestionar, a medida que los van produciendo.
Gestionar proyectos mediante documentación no facilita la orientación al valor.
Dado que la documentación suele calificarse como carga burocrática, documentar no suele resultar eficaz para distribuir la gestión. Los artefactos de gestión deben orientarse al valor y dirigirse a las personas adecuadas. Si la colaboración entre las personas queda registrada en objetos compartidos, siempre se podrá automatizar la generación del dossier documental al cerrar el proyecto.
Objetos para gestionar proyectos en la nube
Los objetos para gestionar en la nube profesionalmente proyectos, programas y portafolios, han de diseñarse teniendo en cuenta que hay tres elementos clave en la gestión profesional:
- la descomposición
- los seguimientos periódicos
- la gestión colaborativa con roles de un equipo extendido
Los roles para la gestión colaborativa de proyectos pueden actuar desde el lado de la gestión de la demanda o de la gestión del suministro:
Los paquetes de trabajo, definidos como el menor nivel de descomposición del alcance, son objetos centrales para organizar la colaboración en gestión profesional de proyectos en la nube:
Los proyectos se pueden agrupar en áreas de negocio, programas o portafolios. Imaginemos un ejemplo sencillo de una organización que tiene 8 proyectos en ejecución en 3 unidades de negocio, algunos de ellos gestionados como componentes dentro de 2 programas y 2 portafolios.
Los proyectos 1, 4 y 6 se gestionan dentro del programa 1, y los proyectos 2 y 7 dentro del programa 2. Los proyectos 3, 5 y 8 no pertenecen a ningún programa. Los proyectos 3 y 5 pertenecen solo al portafolio 2, mientras que los proyectos 1, 2 y 4 son componentes de los dos portafolios. Los proyectos 7 y 8 no pertenecen a ningún portafolio. El programa 1 es, a su vez, parte del portafolio 1.
Por otro lado, los proyectos pueden interoperar con relaciones de procurement. Imaginemos un proyecto P1 que se descompone en 6 paquetes de trabajo. En el ejemplo mostrado en la figura, el paquete 6 se gestiona, a su vez, como un proyecto P2 que puede ser subcontratado a otra organización proveedora, encargado a otro departamento de la misma organización, u otro equipo dentro del mismo departamento. Si se modela la relación de procuremet con objetos en la nube, el project manager del proyecto P1 podrá interaccionar productivamente con el project manager del proyecto P2:
Las personas que colaboran en proyectos, programas y portafolios, pueden leer, actualizar, crear y borrar distintos objetos. En la siguiente tabla se enumera una lista no exhaustiva de los objetos que maneja nuestra herramienta PMPeople. Por ejemplo, un informe de seguimiento puede ser creado, actualizado o borrado por los usuarios que tengan cualquiera de los siguientes roles: PMO, asistente de project manager, director de portafolios, director de programas y project manager.
Para entregar valor, cada vez más personas interesadas deben compartir grandes cantidades de objetos técnicos (contratos, necesidades de recursos, órdenes de trabajo, especificaciones, diseños, pruebas, entregas, defectos, etc.) y objetos de gestión (compras, pagos, fechas, asignaciones, dependencias, hitos, entregables, presupuestos, horas trabajadas, gastos, comentarios, solicitudes de cambios, auditorías, retroalimentaciones, encuestas, cuadros de mando, informes de seguimiento, pronósticos, riesgos, incidentes, supuestos, interesados, lecciones aprendidas, etc.).
Al haber cada día más proyectos en los que las decisiones han de tomarse rápidamente, a partir de la involucración descentralizada de un gran número de personas que participan activamente, generando, compartiendo o accediendo a mucha información, desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar, en cualquier momento, podemos prever que asistiremos a una especie de “socialización” de la gestión de proyectos, que traerá como consecuencia una proliferación natural de datos relacionados con los proyectos.
PMPeople es la herramienta para la economía de proyectos. Se diseñó para unificar la gestión profesional de los proyectos de las organizaciones, destacándose por los siguientes puntos:
- Diseñada por y para project managers profesionales, siguiendo los estándares de gestión de proyectos profesional.
- Productividad en línea (menos reuniones, menos documentos, menos flujos) por colaboración distribuida entre 12 roles especializados: Dueño de la Organización; 6 roles para la gestión de la demanda y 5 roles para la gestión del suministro.
- Aplicación freemium (uso gratuito por tiempo ilimitado, pago por uso) con usabilidad equivalente por web y por la aplicación móvil.
Comience a usar PMPeople gratis, sin límite de tiempo, sin límite de usuarios. En las organizaciones premium solo tienen coste los gestores. Algunos roles (interesados, team members, patrocinadores y gestores de recursos) son siempre gratis. Podrá añadir o reducir usuarios premium según las necesidades reales de su organización. En todo momento, tendrá acceso a nuestro soporte interactivo por Slack. Nuestros servidores se encuentran dentro de la UE. Si lo prefiere, el software puede quedar alojado en sus instalaciones.
