En muchos proyectos es preciso llevar un registro de las horas y los gastos incurridos por los miembros del equipo, con el fin de que no superen el presupuesto aprobado, o bien para facturar los trabajos. Eliminar la burocracia derivada de registrar horas y gastos en cada proyecto, o mejor dicho, en los paquetes de trabajo de cada proyecto, podría suponer la mayor mejora en productividad de muchas organizaciones.

La descomposición del proyecto en paquetes de trabajo es conveniente para desglosar la contabilidad en elementos de gestión manejables. Imaginemos que un proyecto acumula un sobrecoste de 10 k€, y se pronostica que terminará con un sobrecoste de 15 k€. Se espera que el project manager proponga acciones correctoras para reducir este sobrecoste. Estas acciones correctoras, para resultar efectivas, deben referirse a paquetes de trabajo concretos, no al proyecto global. En estos casos, en cada paquete de trabajo hay que registrar los costes incurridos hasta la fecha. Si estos costes se corresponden con un número reducido de partidas contables, la operativa del registro es sencilla. Si, por el contrario, los costes provienen de las horas y gastos incurridos por los miembros del equipo, el registro y la trazabilidad pueden suponer una burocracia excesiva, desperdicio que no aporta valor, y que nos deja poco tiempo para tomar buenas decisiones como gestores de proyectos.

El impacto sobre los miembros del equipo es más preocupante: Si una persona no ha reportado sus horas y gastos el último día del mes, esto puede bloquear el proceso de cierre contable de la organización. Entonces, reportar las horas y los gastos se convierte en algo de máxima prioridad. Supongamos que esta persona ha viajado mucho durante el mes, ha trabajado en paralelo en distintos proyectos, ha realizado actividades comerciales, de formación, etc. Tendrá que recopilar todos los tickets y recordar las horas que dedicó a cada actividad, cada día. Adicionalmente, muchas regulaciones exigen registrar la hora de comienzo y fin de la jornada laboral, las horas extraordinarias, etc.

En esta operativa bajo presión, es muy probable que esta persona haya cometido muchos errores. No realizará trabajo productivo durante toda la mañana. Es posible incluso que termine la jornada con la sensación de no haber realizado ningún trabajo productivo. Para complicarlo todavía más, el proceso no acaba aquí. Esta información debe ser aprobada por un responsable, típicamente el project manager, o alguien de mayor autoridad. Si se produce un rechazo, habrá que debatir las causas y volver a empezar. Piense ahora en el efecto multiplicativo en proyectos con muchas personas, y en organizaciones con muchos proyectos. Toda esta burocracia puede tener consecuencias económicas alarmantes, y también perjudica seriamente la moral de los miembros de los equipos.

La única forma efectiva de poner fin al tedioso incordio del registro de horas y gastos es el registro en línea. Cada día, o como máximo cada semana, los miembros del equipo deberían registrar sus horas y sus gastos. Cada semana, o como máximo en ciclos bisemanales, los miembros del equipo deberían enviar estos registros para su aprobación por los responsables. Las personas asumirán este hábito solo si las herramientas permiten realizar esta operativa en muy poco tiempo, desde el ordenador, o mejor aún, desde el teléfono móvil.

La herramienta PMPeople sigue el mismo flujo a dos bandas entre los miembros del equipo y los responsables que siguen todas las organizaciones. Véase este diagrama para el caso de las horas (similar para el caso de los gastos).

PMPeople permite que las personas se centren en trabajar efectivamente en los proyectos, ahorrando tiempo improductivo por varias vías:

  1. Los miembros del equipo tardan muy poco tiempo (aproximadamente 1 minuto) en registrar los hechos cuando ocurren, desde su móvil o su ordenador. Pueden anexar el ticket tomando una foto desde su móvil, por ejemplo.
  2. La herramienta puede registrar automáticamente los tiempos, cronometrando la actividad en una o varias asignaciones, secuenciales o simultáneas.
  3. Si las tareas son repetitivas, los miembros del equipo pueden registrar patrones de imputación de manera inmediata.
  4. Se automatiza el registro de las horas de comienzo y fin de la jornada laboral, facilitando que los miembros del equipo corrijan solo las excepciones, gestionen fácilmente las sobreasignaciones, horas extra, trabajos en días festivos, etc.
  5. Los responsables pueden aprobar o rechazar días o semanas desde su móvil o su ordenador. También pueden realizar aprobaciones o rechazos en bloque.
  6. Los responsables pueden gestionar efectivamente la capacidad planificada y utilizada de conjuntos de personas, proyectos, programas, portafolios, unidades de negocio, o incluso la organización entera, en periodos temporales variables, desde días y semanas a meses.

Si bien PMPeople no puede automatizar los registros, ni evitar que las personas deban hablar para aclarar discrepancias sobre los registros de horas y gastos, sí permite optimizar la operativa de registro y aprobación.

PMPeople es la herramienta para la economía de proyectos. Se diseñó para unificar la gestión profesional de los proyectos de las organizaciones, destacándose por los siguientes puntos:

  • Diseñada por y para project managers profesionales, siguiendo los estándares de gestión de proyectos profesional.
  • Productividad en línea (menos reuniones, menos documentos, menos flujos) por colaboración distribuida entre 12 roles especializados: Dueño de la Organización; 6 roles para la gestión de la demanda y 5 roles para la gestión del suministro.
  • Aplicación freemium (uso gratuito por tiempo ilimitado, pago por uso, solo pagan los gestores) con usabilidad equivalente por web y por la aplicación móvil.

Comience a usar PMPeople gratis, sin límite de tiempo, sin límite de usuarios. En las organizaciones premium solo pagan los gestores. Algunos roles (interesados, team members, patrocinadores y gestores de recursos) son siempre gratis. Podrá añadir o reducir usuarios premium según las necesidades reales de su organización. En todo momento, tendrá acceso a nuestro soporte interactivo por Slack. Nuestros servidores se encuentran dentro de la UE. Si lo prefiere, el software puede quedar alojado en sus instalaciones.