All things are created twice, first in the mind and then in reality. Projects are no exception. Project professionals are continually visualizing how the outcome will work after transitioning it to operations.
If we had to build the super laboratory from the famous series Breaking Bad , during the course of the project, we would be imagining scenes like this:
Going back into that future, we continually imagine the decisive moment of the project , when the project ends and the operation begins, that is, the moment of transition:
In any type of project, whether predictive, hybrid or agile, it is effective for all people involved (team members, project manager, program manager, portfolio manager, PMO, functional manager, sponsor, requester, and the rest of interested parties) know how to distinguish which management phase the project is in .
A project is a temporary effort undertaken to create a unique product, service, or result . Another, more up-to-date, meaning defines projects as temporary efforts to transform ideas into reality .
An agile (= adaptive = value-oriented = change-friendly) project is one in which, by its very nature, most of the requirements cannot be made clear at the beginning, but must be developed progressively based on continuous feedback from the stakeholders ( = value ) who regularly attend practical demonstrations to review the increases towards the final result. Stakeholders can request changes at any time, even late in the project. Changes are welcome if they mean more value for the customer. It ends up delivering the best possible result, given the pre-allocated resources and the time available.
A predictive project (= process-oriented = planning-oriented) is defined as opposed to an agile project. That is, most of the requirements, after compilation work, can be sufficiently clear from the beginning, so that an agreement can be reached on them, and then a professional planning of deadlines, costs, resources, etc. can be prepared. . We work to deliver by delivering the result that satisfies the pre-agreed requirements.
A hybrid project is one that combines predictive and agile phases.
Professional project management standards distinguish 5 groups of project management processes :
- Start : Define the new project or phase by obtaining authorization to begin.
- Planning : Establish the scope of the project, refine the objectives and define the course of action required to achieve the proposed objectives.
- Execution : Complete the work defined in the project management plan to satisfy the requirements.
- Monitoring and Control : Track, analyze and regulate the progress and performance of the project. Identify areas where the plan requires changes. Start the corresponding changes.
- Closing : Complete or formally close a project, phase or contract.
The execution and control processes are carried out at the same time, since it is controlled based on evidence of the work being executed, and the decisions made when controlling result in new actions that must be executed. The rest of the process groups, except start and stop, usually overlap.
- To make the decision whether the project should be approved or not ( initiation ), it is sometimes necessary to calculate how long it will last or cost, or what main risks should be assumed ( planning ), or it is necessary to carry out feasibility tests, or proofs of concept. , involving resources that cost money and must meet milestones ( execution and control ).
- While the project is being executed , new information, or more detailed information, is discovered that allows planning to be improved .
- It is also common that, during formal closure , the need to carry out rework arises.
Dentro de las organizaciones, las personas involucradas en el gobierno de los proyectos no suelen distinguir los detalles técnicos de gestión que tenemos en cuenta los profesionales de proyectos. No siendo expertos en gestión de proyectos, sí entienden perfectamente que los proyectos pueden dividirse en fases técnicas, al final de las cuales se transiciona un producto, servicio o resultado final, y dan la oportunidad de cancelar el proyecto si no se consiguen los objetivos previstos (phase gates).
Fases de Gestión del Proyecto
El ciclo de vida de un proyecto (o fase técnica) puede reducirse a 4 fases de gestión:
- Inicio: El proyecto no se ha aprobado. Está en discusión si finalmente se autorizará la ejecución o no.
- Planificación: Aún no ha comenzado la ejecución, es decir, el gasto provocado por los recursos técnicos. El equipo de gestión del proyecto dedica esfuerzos a modelar qué hay que hacer, cuándo, quién, cuánto costará, qué problemas puede haber, etc.
- Ejecución: Hay que prestar máxima atención porque se están incurriendo grandes gastos, y las malas decisiones pueden provocar mucho más gasto, cancelación del proyecto, perjuicios para el negocio, etc.
- Cierre: Se ha terminado el trabajo técnico y solo quedan los trámites para cerrar formalmente el proyecto o la fase y transicionar el resultado a operaciones.
1. Inicio
El proyecto no se ha aprobado. Está en debate si se hará o no.
2. Planificación
Aún no ha comenzado la ejecución, es decir, el gasto provocado por los recursos técnicos. El equipo de gestión del proyecto dedica esfuerzos a modelar qué hay que hacer, cuándo, quién, cuánto costará, qué problemas puede haber, etc.
3. Ejecución
Hay que prestar máxima atención porque se están incurriendo grandes gastos, y las malas decisiones pueden provocar mucho más gasto, cancelación del proyecto, perjuicios para el negocio, etc.
En la fase de ejecución, los interesados reciben información oportuna de los avances:
No menos importante, las habilidades sociales del project manager son esenciales para liderar al equipo y gestionar conflictos:
4. Cierre
Se ha terminado el trabajo técnico y solo quedan los trámites para cerrar formalmente el proyecto o la fase y transicionar el resultado a operaciones. El profesional de proyectos debe ser un buen «closer». Los interesados deben entender que ya no tienen derecho a pedir más cambios, el equipo de proyecto se ha liberado, el resultado se ha transicionado a operaciones:
Ciclo de Vida de un Proyecto Ágil
En un proyecto predictivo, se elaboran los requisitos para fijar el alcance, y a partir de ahí estimar la duración y el coste, produciendo un plan de proyecto. Se sigue un modelo de gestión basado en la planificación.
Por el contrario, en un proyecto ágil, se determina de antemano el tiempo que el negocio puede esperar para tener el producto, por ejemplo 18 meses. Un equipo ágil estable de 8 personas, durante 18 meses, tendrá un coste fijo. Lo que hay que estimar, gracias a la involucración continua de los interesados, es el alcance, siguiendo un modelo de gestión orientado al valor. Si los interesados no se involucran (no atienden a las demostraciones, a los refinamientos, no resuelven rápidamente los impedimentos, etc.) el proyecto fracasará.
En los proyectos ágiles, también hay que fundamentar con expertos el inicio, y hay que formalizar los cierres. La diferencia con los proyectos predictivos consiste en que la fase de planificación inicial suele ser muy breve, lo suficiente como para planificar el mínimo producto viable y las subsiguientes releases. En la práctica se pasa de la fase de inicio a ejecución, y mientras se ejecuta, se replanifica a partir de la retroalimentación del negocio y la orientación continua al valor.
En los proyectos ágiles, como los requisitos no están claros, es necesario iterar continuamente con los interesados para descubrir progresivamente el valor. La fase de ejecución se divide en cajas de tiempo llamadas releases, que suelen durar unos 3 meses. Al final de cada release, se transfiere un producto que será usado por los interesados.
Las funcionalidades (features) incluidas en una release se van elaborando progresivamente. La release se subdivide en otras cajas de tiempo denominadas iteraciones, que suelen durar 2 semanas. Al final de cada iteración, en una reunión interactiva, el equipo de desarrollo demuestra las funcionalidades ante los interesados, que ofrecen retroalimentación inmediata.
Los proyectos ágiles siguen un ciclo de vida iterativo-incremental:
- Ciclo Iterativo significa que, a intervalos regulares, se obtiene retroalimentación
- Ciclo Incremental significa que el producto se va elaborando “como las capas de una cebolla”: primero el corazón con las funcionalidades más importantes y después las sucesivas capas menos importantes. Se hace crecer el producto con nuevas funcionalidades mientras se va refinando lo ya construido.
- En cada demostración, se enseña un incremento potencialmente usable, de manera que, si la release terminase anticipadamente, se podría entregar un producto que funcione.
Normalmente, una release tiene unas 5 iteraciones. La última iteración, denominada iteración H (de hardening) no está destinada a producir un nuevo incremento para demostrar funcionalidades, sino para realizar los procesos de cierre formal de la release y la puesta en producción.
Ciclo de Vida del Proyecto en PMPeople
PMPeople es la herramienta para la Economía de Proyectos. En todas las organizaciones, de cualquier tipo, se gestionan proyectos, programas y portafolios con el objetivo de transformar las ideas en realidad. Las organizaciones están experimentando una «proyectización» creciente y necesitan profesionales de proyectos capaces de rendir cuentas, ser predecibles y, en última instancia, responsabilizarse de alcanzar el éxito en cada proyecto.
Todo usuario puede ver en qué estado se encuentra el proyecto (inicio, planificación, ejecución, cierre o archivo). Los gestores pueden cambiar el estado en la pestaña de control. Cuando los proyectos se presentan como elementos de una lista, siempre hay una columna para el estado y se puede filtrar por este campo. Distinguir la fase de gestión, o estado (inicio, planificación, ejecución, cierre o archivo) de las fases técnicas del ciclo de vida, que el functional manager puede modelar en la configuración de cada business unit y que también se pueden cambiar en la pestaña de control.
PMPeople es una tecnología diseñada para facilitar la colaboración entre profesionales de proyectos a través de roles definidos. Su primera versión comercial se lanzó en abril de 2018. Esta plataforma está dirigida a PMOs y profesionales de proyectos, quienes pueden reducir significativamente la burocracia a través de la colaboración. Ofrece 12 roles que permiten trabajar en equipos dedicados a proyectos, programas y portafolios, todo ello en un entorno en la nube.
PMPeople no se limita a seguir simples flujos de trabajo, cadenas de supervisión, procesos o plantillas documentales, sino que fomenta la interacción genuina entre las personas. Los directores de proyectos tienen la capacidad de gestionar proyectos de múltiples organizaciones, aplicando marcos de gestión predictivos y ágiles. Los interesados pueden supervisar múltiples proyectos y proporcionar realimentación a través de la aplicación móvil. Los miembros del equipo pueden saber con quién deben colaborar, qué tareas deben realizar, pueden enviar comentarios, registrar horas de trabajo, gastos, etc.
PMPeople se diseñó para unificar la gestión profesional de los proyectos de las organizaciones, destacándose por los siguientes puntos:
- Diseñada por y para project managers profesionales, siguiendo los estándares de gestión de proyectos profesional.
- Online productivity (fewer meetings, fewer documents, fewer flows) through collaboration distributed among 12 specialized roles : Organization Owner; 6 roles for demand management and 5 roles for supply management.
- Freemium application (free use for unlimited time, pay per use) with equivalent usability via web and mobile application .
Start using PMPeople for free , no time limit, no user limit. In premium organizations only managers have a cost . Some roles (stakeholders, team members, sponsors and resource managers) are always free . You can add or reduce premium users according to the real needs of your organization. At all times, you will have access to our interactive, online support. Our servers are located within the EU. If you prefer, the software can be hosted at your facilities.
