Una Caja de Herramientas para la Economía de Proyectos 

Las herramientas aplicables a la gestión de proyectos profesional han avanzado espectacularmente. Desde la aparición de las herramientas que evitaban la necesidad de pintar manualmente los cronogramas allá por los años 80 a la digitalización del puesto de trabajo en nuestros días, las personas que colaboran en proyectos han pasado de sentirse inmersas en una desesperante burocracia a verse abrumadas por una proliferación de herramientas colaborativas gratuitas o de bajo coste.

Cada vez se da mayor importancia a la gestión por proyectos porque suele marcar la diferencia competitiva entre las empresas. Se estima que en 2027 se necesitarán más de 90 millones de profesionales en gestión de proyectos. La figura del project manager es cada día más apreciada y se le dan mayores responsabilidades. Hemos pasado de tener que obedecer lo que pedía el patrocinador, a ejercer un papel más proactivo, a relacionarnos más con los altos directivos, anticiparnos a los problemas y sacar partido de las oportunidades.

Necesitamos una buena caja de herramientas para ser efectivos en ambientes cada día más distribuidos y colaborativos, con mayores necesidades de información en tiempo real. Afortunadamente para nosotros, no es previsible que los project managers acaben siendo sustituidos por robots. Las habilidades sociales seguirán siendo imprescindibles para la gestión exitosa de cualquier proyecto. Cuando los proyectos fracasan porque teminan muy tarde o con mucho sobrecoste, las causas no se encuentran en las herramientas o en las metodologías, que deberían ser un medio más que una finalidad en sí mismas. Las herramientas que usaremos en un futuro no nos sustituirán, pero sí nos ayudarán para ser más efectivos como project managers: repositorios de conocimiento de riesgos y lecciones aprendidas, plataformas para feedback interactivo, chatbots, asistentes de voz, inteligencia artificial, big data, business intelligence, blockchain, etc.

Las herramientas que usaremos en un futuro no nos sustituirán, pero sí nos ayudarán para ser más efectivos como project managers.

Con la consolidación del teletrabajo, al project manager profesional se le pide cada día un mayor coeficiente tecnológico. Ya nos parece que no es buen profesional si nos hace leer largos correos, documentos o presentaciones, anexa documentos (o peor aún, vídeos) en lugar de enlazarlos, nos incluye sin avisar en un grupo de WhatsApp, no tiene en cuenta los efectos psicológicos de las frecuentes videoconferencias, etc. 

Cada día hay más herramientas, muy accesibles y bien diseñadas que, si se utilizan adecuadamente, pueden ahorrar gran cantidad de tiempo improductivo a los equipos de proyectos, permitiéndoles colaborar de forma eficaz. Por su lado, el project manager profesional que sabe usar adecuadamente herramientas productivas puede centrarse en lo más importante: gestionar las expectativas de los interesados, anticiparse a los problemas, liderar al equipo, corregir desviaciones, gestionar cambios, etc. 

5 Categorías de Herramientas

Atendiendo a las necesidades básicas de la mayoría de los proyectos, podríamos clasificar las herramientas en 5 categorías:

1. COMUNICACIÓN DEL EQUIPO: El project manager eficaz reserva el email para la comunicación formal. Usa herramientas más productivas que el correo electrónico para intercambiar información del trabajo del día a día. Algunas herramientas representativas en esta categoría son las típicas herramientas para compartir ficheros en la nube –Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box, etc.– herramientas ofimáticas para elaborar y compartir documentos y encuestas –Google Docs, Google Slides, Google Sheets, Google Forms, Microsoft Office– herramientas de mensajería instantánea –Slack, Microsoft Teams– herramientas de videoconferencia –Zoom, Google Meet, Webex, GoToMeeting, Microsoft Teams–  herramientas para compartir en la nube capturas de pantalla y vídeos –LightShot, screenrec.
2. GESTIÓN DE TAREAS: Herramientas para autogestión del tiempo personal y colaboración entre miembros del equipo sobre listas de tareas. Permiten concretar quién tiene que hacer qué y cuándo. Algunos ejemplos: Asana, Jira, Trello, Redmine, Wrike, Microsoft Planner, etc.
3. PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS: Herramientas para modelar cronogramas (diagramas Gantt, líneas de tiempo, etc.) y realizar seguimientos de fechas, duraciones, hitos, costes, recursos, etc. Ejemplos: Microsoft Project, ProjectLibre, SmartSheet, etc.
4. GENERACIÓN DE INFORMES: Herramientas para representar visualmente grandes volúmenes de información producida en los proyectos y facilitar su análisis por parte de la alta dirección. Ejemplos: Microsoft Power BI, Qlik, Tableau, etc.
5. GOBERNANZA DE PROYECTOS: Herramientas para implementar la gestión corporativa de proyectos individuales, programas y portafolios. Ejemplos: PMPeople, Microsoft Project Server, Oracle Primavera, SAP PPM, Clarity PPM, Planview, Clarizen, Sciforma, etc.

9 Herramientas Gratuitas

Las organizaciones de la economía de proyectos pueden comenzar a utilizar buenas herramientas freemium para gestionar proyectos hoy mismo, sin realizar ninguna inversión económica. Si las funcionalidades gratuitas son suficientes, podrán continuar así indefinidamente, centrándose en el valor y no en la tecnología. Ya no es necesario desarrollar herramientas a medida o lanzar un proyecto de transformación digital para mejorar la tecnología aplicable a la gestión de proyectos. Basta con ir usando las herramientas disponibles a medida que se vayan necesitando.

Ya no es necesario desarrollar herramientas a medida o lanzar un proyecto de transformación digital para mejorar la tecnología aplicable a la gestión de proyectos.

El estado tecnológico actual ha llegado a tal punto, que es posible configurar una caja de herramientas gratuitas para cubrir la mayoría de las necesidades de cualquier proyecto, ya sea en organizaciones grandes o pequeñas, públicas o privadas, en proyectos de larga duración o cortos, con muchos o pocos recursos, predictivos o ágiles. 

Un project manager con experiencia en el uso apropiado de este tipo de herramientas puede contribuir enormemente a la transformación digital y la entrega de valor de su organización.

Desde PMPeople solemos recomendar esta lista con nuestras 9 herramientas freemium preferidas:

1. Google Drive

Cualquier persona con una cuenta de Gmail tiene gratis un disco en la nube de 15 GB para gestionar y compartir ficheros en Google Drive. También es posible registrar una cuenta de Google con una dirección de correo que no sea de Gmail: en esta captura de pantalla puede verse que, aunque no la uso, yo tengo una cuenta de correo en Google con mi dirección jose.barato@pmpeople.org. Al hacer el registro en Google Drive, hay que pulsar el botón «To manage a business». Este registro da acceso gratuito no solo a Google Drive sino también al resto de productos de la suite de Google (incluyendo un canal en YouTube). Si no se requieren funcionalidades de gestión corporativa, no hace falta pagar por Google Workspace.

Los ficheros almacenados en la nube de Google son accesibles desde cualquier dispositivo, son versionados automáticamente y se pueden compartir de forma segura, controlando los permisos de acceso de manera sencilla y eficaz. 

Para administrar bien el espacio de almacenamiento de 15 GB, se aconseja no subir vídeos a Google Drive. En lugar de eso, se recomienda compartir los vídeos como enlaces de YouTube (con la opción “unlisted” solo los ven quienes tengan el enlace).

Un mismo fichero puede actualizarse tantas veces como sea necesario. Se recomienda compartir los enlaces a los ficheros, mejor que anexarlos. Así, se garantiza que los destinatarios acceden siempre a la última versión. De manera sencilla, se puede modificar el enlace para que, al pulsarlo, se descargue el fichero automáticamente:

• Por ejemplo, al seguir este enlace desde un navegador, se previsualiza un documento PDF: https://drive.google.com/file/d/1SudtecCaJBHmR1NV6sV9RUH9u32Wgft_
• Si se modifica el enlace de esta forma, se consigue que, al seguir el enlace, se descargue el documento en el ordenador, teléfono o tableta: https://drive.google.com/uc?export=download&id=1SudtecCaJBHmR1NV6sV9RUH9u32Wgft_
• Compartir estos enlaces es más cómodo si se acortan con un acortador como bit.ly: https://bit.ly/ejemplo_descarga_gdrive

La productividad puede incrementarse enormemente si se instala la versión de escritorio, sincronizando automáticamente un directorio local con la unidad de disco en la nube. De esta manera, si otro usuario (que también use la versión de escritorio) modifica desde su ordenador un fichero que ha compartido conmigo, yo veré la última versión en mi ordenador, sin hacer nada.

2. Google Docs/Slides/Sheets/Forms

Cada día es más infrecuente tener que trabajar sin conexión a internet. Hoy día podemos asumir que los trabajadores del conocimiento ya no necesitan herramientas ofimáticas offline. Entrando en Google Drive, se pueden crear nuevos documentos, presentaciones y hojas de cálculo. Los documentos se pueden editar en tiempo real de forma muy efectiva por varias personas a la vez, usando el ordenador, la tableta o el teléfono móvil. No hay que preocuparse por perder los cambios: cualquier modificación sobre estos documentos queda grabada automáticamente en la nube.

Pueden gestionarse las revisiones de los colaboradores mediante control de cambios, comentarios y chats. Por muy grandes que sean, estos ficheros no consumen la cuota del usuario de 15 GB. Si es necesario, se pueden descargar con formato Microsoft, PDF, etc.

Por otro lado, los formularios de Google son muy productivos cuando hay que pasar una encuesta a una gran muestra de interesados. Las respuestas quedan registradas en una hoja de cálculo. Sirva como ejemplo este formulario que usamos en PMPeople para recibir las solicitudes de soporte sobre la herramienta.

3. Screenrec

Screenrec es una aplicación gratuita para hacer capturas de pantalla, con la posibilidad de incluir anotaciones, y también para grabar vídeos de pantalla incluyendo opcionalmente la voz y la cámara del usuario. Las imágenes pueden descargarse o compartirse por enlace. Los vídeos pueden compartirse por enlace.

4. Zoom

Zoom Meetings es, según la opinión de reconocidos expertos, la aplicación de videoconferencia de mayor calidad. Sigue creciendo espectacularmente y podemos decir que hoy día es la más conocida por el gran público. Destaca cómo han resuelto de forma excelente muchos requisitos funcionales y no funcionales.

Puede usarse gratis para reuniones que duren menos de 40 minutos. Este límite no es un gran impedimento si los asistentes no se sienten molestos por tener que reiniciar la reunión cada 40 minutos.

5. Slack

Slack, la popular aplicación de chat adquirida por Salesforce en diciembre de 2020, ha crecido exponencialmente desde su lanzamiento en 2014. La misión del fundador Stewart Butterfield es sustituir al email cambiando la forma en que se comunican los equipos dentro de las organizaciones. Las comunicaciones pueden segmentarse en canales públicos o privados, destacando las capacidades de búsqueda (SLACK significa Searchable Log for All Communications and Knowledge). 

El modelo de negocio de Slack está basado en la necesidad de encontrar cualquier mensaje compartido. La opción gratuita limita las búsquedas a los 10.000 últimos mensajes.

Nuestra recomendación para utilizar Slack en los proyectos se basa en 4 pasos:

1. Crear un espacio de trabajo para el proyecto. Cada espacio de trabajo de Slack se accede de forma independiente, con un registro separado. Si se accede a varios espacios de trabajo a la vez, es recomendable instalar la aplicación de escritorio. Los usuarios de Slack han de registrarse por separado a los diferentes espacios de trabajo.
2. Invitar al equipo y al resto de interesados que requieran comunicación por mensajería instantánea, o bien compartir un enlace público para que puedan unirse por su cuenta. Invitar a cualquier interesado a un grupo de Slack tiene mejor aceptación que incluirles en un grupo de WhatsApp, opción que puede llegar a molestar a muchas personas que lo consideran una intrusión en su ámbito personal.
3. Integrar las aplicaciones para compartir ficheros (e.g. Google Drive) y videoconferencias (e.g. Zoom). La integración con Google Drive permite que cualquier persona pueda crear y compartir instantáneamente documentos de Google, o bien compartir ficheros de su cuenta de Google Drive. Es muy recomendable que sea Google Drive, mejor que Slack, la aplicación que gestione finalmente la seguridad de los documentos. La integración con Zoom permite que las personas puedan reunirse instantáneamente: solo hay que pulsar un botón.
4. Formar al equipo en una serie de reglas básicas de utilización en la comunicación del proyecto, como por ejemplo: no rectificar un mensaje desde otro mensaje (el autor siempre puede editarlo o borrarlo), no subir ficheros confidenciales desde el ordenador (siempre desde Google Drive), minimizar la extensión de los timelines reaccionando con iconos o respondiendo dentro de hilos, reglas para destacar ciertos mensajes, registrar notas personales, borradores, canales favoritos, etc. Es recomendable comunicar desde el principio que no debería usarse Slack para la comunicación formal, ya que si se sigue usando de forma gratuita, los mensajes no serán accesibles después de los siguientes 10.000.

6. Asana

Asana fue fundada en 2008 por Dustin Moskovitz y Justin Rosenstein con la misión de que “las personas puedan trabajar colaborativamente sin esfuerzo”, gestionando todas las tareas en la nube. Técnicamente inmejorable, permite el uso gratuito de equipos de hasta 15 colaboradores.

Asana puede usarse también para gestionar proyectos ágiles. El siguiente vídeo muestra cómo pueden integrarse Asana y PMPeople para gestionar múltiples proyectos ágiles en cualquier organización, grande o pequeña (26′ en Español):

7. ProjectLibre

Microsoft Project es considerada por muchos project managers como un estándar de facto para programar proyectos predictivos. No en vano lleva en el mercado más de 40 años. ProjectLibre normalmente se usa como herramienta sustitutiva de Microsoft Project Desktop, ya sea porque el project manager usa un equipo Mac o bien porque no se le puede comprar una licencia de Microsoft.

Las limitaciones de ProjectLibre, en comparación con Microsoft Project, no son preocupantes si se usan las funcionalidades básicas relativas a la gestión del cronograma. La interoperabilidad con Microsoft Project se consigue exportando como fichero XML.

ProjectLibre es una opción para usuarios de Apple, ya que Microsoft no libera versiones de Microsoft Project desktop compatibles con Mac desde 1993.

MOOS Project Viewer es una herramienta para visualizar ficheros de Microsoft Project: permite abrir, ver e imprimir, pero no editar. Este producto es gratuito. Se puede instalar en ordenadores con sistema operativo Windows, Mac y Linux.

8. Power BI

Los proyectos pueden ser fuente de mucha información de negocio. En un proyecto de instalación de paneles solares, por ejemplo, la alta dirección puede necesitar saber los paneles activados por localidad, región, por equipo, etc. También se puede interesar por los costes diarios, mensuales, etc. Las herramientas de business intelligence permiten procesar datos de muchas variables, ofreciendo muchas formas de representarlas y de analizarlas. Actualmente existen muy buenas herramientas de business intelligence. Destacamos Microsoft Power BI porque puede usarse de forma gratuita con la versión de escritorio.

La necesidad de análisis de información de proyectos no incluye solo información de negocio, sino también información de gestión de proyectos, que puede ser muy voluminosa si hay muchos proyectos, departamentos, unidades de negocio, programas y portafolios. A continuación puede verse un ejemplo real con datos extraídos de PMPeople.

Imágenes cedidas por la PMO de Econocom

Actualización: El pasado día 27/04/2021 entrevistamos a Alberto Sánchez Porras, director de la PMO de Econocom, sobre su experiencia con PMPeople y el governance a través de la herramienta Microsoft Power BI:

9. PMPeople

PMPeople significa “Personas colaborando en Gestión de Proyectos”. Es un producto freemium de gestión de proyectos, programas y portafolios. Proporciona la tecnología para la transformación digital de las organizaciones en la Economía de Proyectos. Permite profesionalizar la gestión de los proyectos mediante la colaboración en línea entre personas que usan distintos roles. En el modelo de suscripción anual o mensual, solo se paga una cuota por quienes utilicen un rol de gestión de proyectos. Es decir, muchos usuarios no se contabilizan para el pago, si solo usan los roles: stakeholder, team member, resource manager o sponsor.

PMPeople se integra con otras aplicaciones de compartición de ficheros (e.g. Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc.), mensajería instantánea (e.g. Slack, Teams, etc.), gestión de tareas (e.g. Asana, Jira, Trello, etc.), y project scheduling (e.g. Microsoft Project, ProjectLibre, Primavera, Smartsheet, etc.).

Con PMPeople, las personas ya pueden colaborar de manera profesional para transformar sus ideas en realidad.

PMPeople puede usarse gratuitamente, sin límite de tiempo, sin número límite de usuarios, proyectos, etc., a condición de que los proyectos se gestionen dentro de la “Organización PMPeople”. Si se activa una organización premium, el Organization Owner debe autorizar el pago de cada factura anual o mensual (20 euros al mes, o bien 200 euros al año, por cada persona que use un rol para gestionar proyectos).

En PMPeople creemos que la gestión corporativa de proyectos mejora drásticamente cuando las personas colaboran proactivamente en los proyectos. El modelo operativo de PMPeople se orienta a facilitar que los roles que no gestionan proyectos proporcionen información, como es el caso de los stakeholders (comentarios, solicitudes de cambios, retroalimentaciones, etc.) o los team members (comentarios, estado anímico, horas, gastos, etc.). Por esta razón, para contabilizar las licencias premium activas, solo se tienen en cuenta los usuarios que usan roles de gestión de proyectos. Es decir, los usuarios que utilizan los roles stakeholder, sponsor, team member o resource manager no se consideran “gestores” y por lo tanto son siempre gratuitos. Por ejemplo, si una organización tuviera registrados 200 team members y el Organization Owner ejerce como PMO, Functional Manager y Project Manager, solo pagaría 20 euros al mes ó 200 euros al año.

Una organización premium con 200 team members y un project manager pagaría ¡solo 200 euros al año!

Los principales beneficios de las organizaciones premium son los siguientes:

1. Los miembros de la organización acceden a un espacio de trabajo separado que puede gestionar directamente el Organization Owner. Los gestores pueden organizar fácilmente la información de negocio específica: departamentos, portafolios, programas, clientes, proveedores, calendarios, informes, etc.
2. Se puede utilizar el rol PMO para administrar todos los proyectos y todos los recursos.
3. Los usuarios tienen acceso a un soporte en línea a través de un chat en línea.
4. El Organization Owner puede activar el sello de organización confiable, lo que permite publicar informes de seguimiento en blockchain.
5. No se anuncia publicidad.

En cualquier momento, el dueño de una organización premium puede mover los datos a la “Organización PMPeople” para seguir operando gratuitamente. En el sentido inverso, también es posible mover los datos de la “Organización PMPeople” a una organización premium separada.

PMPeople es la herramienta para la economía de proyectos. Se diseñó para unificar la gestión profesional de los proyectos de las organizaciones, destacándose por los siguientes puntos:

• Diseñada por y para project managers profesionales, siguiendo los estándares de gestión de proyectos profesional.
• Productividad en línea (menos reuniones, menos documentos, menos flujos) por colaboración distribuida entre 12 roles especializados: Dueño de la Organización; 6 roles para la gestión de la demanda y 5 roles para la gestión del suministro.
• Aplicación freemium (uso gratuito por tiempo ilimitado, pago por uso, solo pagan los gestores) con usabilidad equivalente por web y por la aplicación móvil.

Comience a usar PMPeople gratis, sin límite de tiempo, sin límite de usuarios. En las organizaciones premium solo pagan los gestores. Algunos roles (interesados, team members, patrocinadores y gestores de recursos) son siempre gratis. Podrá añadir o reducir usuarios premium según las necesidades reales de su organización. En todo momento, tendrá acceso a nuestro soporte interactivo por Slack. Nuestros servidores se encuentran dentro de la UE. Si lo prefiere, el software puede quedar alojado en sus instalaciones.

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