Blockchain, la tecnología que sirve de soporte a las criptomonedas, ya está cambiando la forma de hacer negocios y sin duda cambiará la forma de gestionar proyectos. Las aplicaciones de Blockchain que veremos en el ámbito del project management no se reducirán a pagar a los subcontratistas con dinero virtual.
Es previsible que las herramientas de Project Portfolio Management (PPM) usen Blockchain para programar lógica de negocio dentro de las transacciones, funcionalidad que se conoce como smart contracts, para hacer que la gestión de proyectos sea más confiable, a través de funcionalidades para automatizar transacciones relativas a cláusulas contractuales, registrar eventos significativos de gestión, certificar entregas/documentos, y registrar informes de seguimiento.
Concretamente, certificar los seguimientos de un proyecto tiene mucha importancia para garantizar que lo que se dice sobre el estado de un proyecto es cierto, y por ende, hacer la gestión confiable para los interesados.
- Los interesados confían en que un proyecto está bien gestionado, entre otras cosas, si tienen acceso a la información de seguimiento periódica.
- Los interesados dejarán de confiar si, por ejemplo, en la semana 11 decimos que “todo está en verde” y en la semana 12 decimos que “todo está en rojo”; o peor aún, si ahora, en la semana 12, decimos que en la semana 11 “todo estaba en rojo, no en verde”, cuando primero dijimos lo contrario.
- Tomemos como ejemplo el proyecto de esta ONG para ayudar a los niños con problemas visuales en India. ¿Cuántos donativos adicionales podrían conseguir si reportaran periódicamente el seguimiento sobre el estado general del proyecto, los problemas, los riesgos, las desviaciones contra el plan de cronograma y costes, etc.? ¿Cuántos donativos serían cancelados si algún interesado descubre una falsedad en este tipo de información de seguimiento?
Quizá el atributo que mejor distingue a un project manager profesional de otro que no lo es (aquel que gestiona el proyecto simplemente coordinando tareas según surgen) es que el profesional rinde cuentas a un comité de seguimiento periódicamente. Así puede involucrar a los interesados clave en los problemas, para buscar con ellos las soluciones. Por ejemplo: ¿De qué actividades se puede acortar 2 semanas de retraso, o ahorrar 10.000 euros de sobrecoste, antes de que el proyecto termine?
El hábito de dar seguimiento periódicamente al proyecto tiene 2 grandes ventajas:
- El project manager es más efectivo cuando sabe que hay “ojos vigilantes” que observan los estados del proyecto en cada fecha de seguimiento.
- Los interesados confían en el PM cuando se satisfacen sus requisitos de comunicación: los informes de seguimiento periódicos pueden cubrir en buen grado esta necesidad.
La historia de un proyecto puede resumirse a partir de la colección de informes de seguimiento.
La terminología para informar periódicamente el seguimiento está al alcance de todos los interesados:
- Un proyecto puede encontrarse en 4 estados: inicio (aún no se ha aprobado); planificación (se ha aprobado y se está planificando: todavía no se están incurriendo costes); ejecución (los trabajos previstos se están efectuando, los team members están dedicando horas de esfuerzo y están ocurriendo otro tipo de gastos); y cierre (todos los entregables se han aceptado).
- Fechas: El proyecto tendrá unas fechas de comienzo y fin planificadas y reales. Comparando con la fecha de hoy, puede saberse si aún no ha empezado, cuándo se prevé que comience y finalice y cuándo realmente se ha comenzado y terminado. Un proyecto puede tener previstos, o haber efectuado ya, unas revisiones del estado del proyecto en unas fechas determinadas, o fechas de seguimiento. La información publicada del proyecto será referida a una fecha, o fecha de estado.
- Información ejecutiva: Cada informe de seguimiento publicará cierta información global y detallada, cualitativa y cuantitativa. Sobre todo, serán visibles los colores semafóricos: El color verde significa “según lo planificado”, el color amarillo “problemas no preocupantes” y el color rojo es “situación preocupante”.
Revisemos el ejemplo de un proyecto en 5 momentos diferentes:
- Estado #1: El proyecto aún no se ha aprobado. Se encuentra en estado de inicio. Está previsto que comience pronto. Se sabe en qué fecha está previsto que termine.
- Estado #2: Hoy el proyecto se encuentra en planificación (aún no se pueden imputar horas y gastos). La fecha de comienzo prevista está próxima. Se han planificado las fechas de seguimiento
- Estado #3: Hoy el proyecto se encuentra en ejecución (ya se pueden imputar horas y gastos). Hace poco que comenzó realmente, pero todavía no se ha celebrado ninguna reunión de seguimiento.
- Estado #4: Hoy el proyecto sigue en ejecución. La fecha de estado es anterior. Se pueden revisar 2 informes de seguimiento: el primero está datado en la fecha de comienzo, no se ha publicado un color semafórico (color blanco), aunque sí otra información. El segundo informe de seguimiento muestra que el proyecto va según lo planificado (color verde).
- Estado #5: Hoy el proyecto hace poco que finalizó los trabajos. Se encuentra en estado de cierre. A lo largo del proyecto se publicaron 5 seguimientos. Se observa que hay una fecha de seguimiento en la que no se publicó el correspondiente informe. Los 3 últimos muestran que entró en situación problemática, pero al final se arregló.
Para que la información de los seguimientos periódicos sea totalmente confiable, o lo que es lo mismo, que sea imposible de falsear, la única solución tecnológica viable es publicar los ficheros de los informes de seguimiento en Blockchain. En PMPeople, el dueño de la organización puede activar “el sello organización confiable”, para que los informes de seguimiento puedan dejar una copia certificada en Blockchain.
En una organización confiable, cualquier project manager puede publicar informes de seguimiento en Ethereum, a un coste de 0,10€ cada vez.
Las 4 situaciones posibles para el registro del estado del proyecto son:
- Privado: El estado del proyecto no se ha publicado en Blockchain.
- Público: El project manager ha publicado el estado en Blockchain.
- Verificado: Al menos un interesado ha verificado que la información grabada en Blockchain coincide con la que ofrece la herramienta PMPeople.
- Inválido: Al menos un interesado ha comprobado que la información grabada en Blockchain difiere de la que ofrece la herramienta PMPeople.
Supongamos un proyecto cuya fecha de estado es el 21 de septiembre. En este momento el proyecto va según lo planificado, se ha registrado un informe de seguimiento y se ha publicado en Blockchain:
- Los usuarios con acceso a los informes de seguimiento para ese proyecto en PMPeople, ven que los registros de los días 17 y 24 de agosto no se han publicado.
- El registro del día 31 se ha publicado, pero nadie lo ha verificado.
- Los días 7 y 21 de septiembre sí están verificados.
- El informe del día 14 ha sido alterado en PMPeople, razón por la cual ahora difiere del registro publicado en Blockchain, lo cual ha sido comprobado por algún interesado.
- En cualquier momento, el project manager puede publicar los registros de los días 17 y 24 de agosto.
- También puede “despublicar” el registro del 14 de septiembre para volver a publicarlo después (PMPeople invocará una nueva transacción Blockchain, que grabará los datos en un nuevo bloque).
En las organizaciones confiables, interesados y project managers saben que hay un mecanismo para salvaguardar los registros en Blockchain, si bien la herramienta PMPeople oculta la complejidad técnica.
Las posibles transiciones pueden verse representadas en el siguiente diagrama de estados:
- Situación inicial: El informe no se ha publicado en Blockchain. El estado del informe de seguimiento se denomina: “privado”.
- Publicar: El project manager, o cualquier otro rol gestor equivalente, publica el informe de seguimiento en Blockchain. El seguimiento pasa a estar en estado “publicado”. Se descuenta del saldo de la organización la cantidad de 0,10 € (cuando se agota el saldo, se quita el sello).
- Verificar: Un interesado, pulsando el icono del informe de seguimiento, lanza un proceso por el cual la herramienta verifica que toda la información publicada para ese informe coincide con la base de datos de PMPeople. Si el resultado es positivo, el seguimiento pasa a estar en estado “verificado”.
- Invalidar: Un interesado, pulsando el icono del informe de seguimiento, lanza un proceso por el cual la herramienta verifica que toda la información publicada para ese informe coincide con la base de datos de PMPeople. Si el resultado es positivo, el seguimiento pasa a estar en estado “invalidado”.
- Despublicar: En cualquier momento, el PM, o cualquier otro rol gestor equivalente, puede hacer que un informe “no privado” vuelva al estado inicial: “privado”.
Como project manager, puedo hacer mi Gestión Confiable
En las organizaciones confiables, el project manager, u otro usuario usando un rol gestor equivalente (PMOS, PMO, PfM, PgM), puede publicar o despublicar un informe de seguimiento del proyecto en la opción CONTROL > Status Reports:
A diferencia de las organizaciones ordinarias, las organizaciones confiables ofrecen esta información:
- Icono de estado confiable: Indica si el informe es privado, público, verificado, o inválido. El PM puede pulsar este icono para cambiar de estado el informe de seguimiento a “publicado”.
- Transacción Ethereum: Código público de la transacción de la plataforma Blockchain utilizada, Ethereum, donde se publica un hash al fichero informe de seguimiento. Con ese código, se puede visualizar la transacción publicada de forma inalterable, para siempre, usando herramientas como Eherscan. En el campo de datos de esta transacción, se guarda cifrado el código hash que permitiría acceder al fichero en claro almacenado en IPFS.
- Fichero IPFS: El código hash en claro que permitiría acceder al fichero en claro almacenado en IPFS, usando herramientas como ipfs.io.
- Comisión Ethereum: El importe total acumulado por publicar una o varias veces este informe de seguimiento en Blockchain.
Como interesado, puedo confiar en la Gestión del Proyecto
En las organizaciones confiables, los interesados (SH) pueden verificar/invalidar un informe de seguimiento del proyecto en la opción CONTROL > Status Reports:
A diferencia de las organizaciones normales, las organizaciones confiables ofrecen esta información:
- Icono de estado: Indica si el informe es privado, público, verificado, o inválido. El interesado puede pulsar este icono para cambiar el informe de seguimiento de público a verificado o invalidado.
- Transacción Ethereum: Código público de la transacción de la plataforma Blockchain utilizada, Ethereum, donde se publica un hash al fichero informe de seguimiento. Con ese código, se puede visualizar la transacción publicada de forma inalterable, para siempre, usando herramientas como Eherscan. En el campo de datos de esta transacción, se guarda cifrado el código hash que permitiría acceder al fichero en claro almacenado en IPFS.
- Fichero IPFS: El código hash en claro que permitiría acceder al fichero en claro almacenado en IPFS, usando herramientas como ipfs.io.
Visualizar los Informes de Seguimiento
En las organizaciones confiables, en la sección REPORTS, un interesado puede utilizar el código IPFS para visualizar el informe de forma gráfica. Para ello debe pulsar el botón [from IPFS] y rellenar el campo de texto en la ventana emergente:
De esta manera, cada interesado puede guardar sus propias vistas de la situación publicada del proyecto en distintas fechas:
Si el interesado prefiere ver directamente el fichero XML en la plataforma IPFS, debe acceder a la página de ipfs.io con el código IPFS, como por ejemplo este:
https://ipfs.io/ipfs/QmXSD3RykTjdweT5E94RZBHSYxCTGLrvJZukz35AY1yFby
Informes de Seguimiento de Proyectos Verificables Públicamente
Cualquier usuario con el código Ethereum y la clave privada del proyecto, podría acceder al fichero XML siguiendo 4 pasos:
1) Ir a Eherscan y entrar el código de transacción de Ethereum (probar este ejemplo):
https://etherscan.io/tx/0xce68af365517c7a4bebdfb3b4697db18c6964f124aa57309b243499f609313b4
2) Ir al campo “Input Data” y copiar el código IPFS cifrado:
Wzw4LtkzOIJQDh/QXgkjttJS2Conf96oxq6hfbOlpoeFzAKAFgW2qylmDe46sptp
3) Este texto se ha cifrado con el sistema de cifrado estándar DES, utilizando como clave la clave privada del proyecto: MzeVnKO8. Para descifrar el texto, puede usarse cualquier herramienta estándar de cifrado, o también se puede en la ventana emergente para cargar ficheros desde IFPS, pulsando el botón [Decrypt]:
4) Finalmente, en ipfs.io se puede usar el código IPFS en claro para obtener el fichero XML.
En este vídeo se resumen algunos detalles de la implementación de Blockchain en PMPeople.
PMPeople se diseñó para unificar la gestión profesional los proyectos de las organizaciones, destacándose por los siguientes puntos:
- Diseñada por y para project managers profesionales, siguiendo los estándares de gestión de proyectos profesional.
- Productividad en línea (menos reuniones, menos documentos, menos flujos) por colaboración distribuida entre 12 roles especializados: Dueño de la Organización; 6 roles para la gestión de la demanda y 5 roles para la gestión del suministro.
- Aplicación freemium (uso gratuito por tiempo ilimitado, pago por uso, solo pagan los gestores) con usabilidad equivalente por web y por la aplicación móvil.
Comience a usar PMPeople gratis, sin límite de tiempo, sin límite de usuarios. En las organizaciones premium solo pagan los gestores, 20 euros al mes. Algunos roles (interesados, team members, patrocinadores y gestores de recursos) son siempre gratis. Podrá añadir o reducir usuarios premium según las necesidades reales de su organización. En todo momento, tendrá acceso a nuestro soporte interactivo por Slack. Nuestros servidores se encuentran dentro de la UE. Si lo prefiere, el software puede quedar alojado en sus instalaciones.
